LIFE Medical Center - kiedy SMS wystarcza, żeby wizyta była pewna

LIFE Medical Center działa w Warszawie -mieście, które stwarza wiele okazji do opóźnień, ale ich nie wybacza. Pacjent zapisuje się na wizytę między jednym a drugim spotkaniem, odwołuje ją w drodze na lotnisko lub potwierdza późnym wieczorem (bo dopiero wtedy ma chwilę). Nikt nie ma czasu czekać na połączenie z rejestracją. Dlatego w LIFE postanowiliśmy to odwrócić.

Wyzwanie

Pacjenci centrum medycznego LIFE często nie odbierali telefonu - byli w pracy, stali w korku, albo zwyczajnie nie odpowiadali na nieznany numer. Rejestracja próbowała ich łapać, ale była to walka z wiatrakami. Codziennie ktoś znikał z grafiku bez słowa. Z badań przeprowadzonych przez OpenMarket wynika, że 66% pacjentów woli potwierdzać wizyty SMS-em, a 59% w ten sam sposób umawia kolejne. SMS-y mają też zdecydowaną przewagę, jeśli chodzi o skuteczność dotarcia - odbiera je i czyta aż 98% pacjentów. Dla porównania: regularnie czytane e-maile to zaledwie 20%. W Life Medical Center zespół mierzył się z tym wyzwaniem każdego dnia. Pacjenci nie odbierali, nie oddzwaniali, nie przychodzili. A rejestracja (mimo dobrej organizacji) traciła czas na działania, które nie przynosiły efektu.

Rozwiązanie

Zamiast kolejnych prób telefonicznych, sięgnięto po coś, co faktycznie działa: przypomnienia SMS, które pacjent może odczytać i obsłużyć w kilka sekund - nie przez kliknięcie „tak” lub „nie”, ale przez normalną rozmowę. Wirtualna Rejestratorka AI odpowiada w czasie rzeczywistym, potrafi przełożyć wizytę, potwierdzić ją lub odwołać - o dowolnej porze, nawet w środku nocy. Wszystko trafia od razu do systemu medycznego, więc rejestratorki nie muszą niczego przepisywać, sprawdzać ani nadganiać ręcznie. W pierwszych tygodniach od wdrożenia Wirtualna Rejestratorka samodzienie wysłała ponad 13 000 wiadomości. Zero pracy wykonanej ręcznie!
‍
‍Wdrożone zostały następujące narzędzia:
1. System dwukierunkowej komunikacji SMS,
2. Automatyczny system powiadomień o wizytach,

Rezultaty

Skala działania
Komunikacja z pacjentami działa przede wszystkim przez SMS. Nie wymaga dodatkowych narzędzi ani zmian systemu medycznego. Wiadomości wychodzą automatycznie - codziennie, na podstawie kalendarza wizyt. Nie trzeba niczego planować, ustawiać ręcznie ani pilnować terminów. To, co wcześniej zajmowało czas i uwagę rejestracji, dzieje się dziś w tle - bezobsługowo, ale skutecznie.
‍
- 13 000+ wysłanych wiadomości SMS
- 65% pacjentów wchodzi w interakcje SMS‍

Przed vs po wdrożeniu
Przed wdrożeniem Healthicate zespół rejestracji musiał każdego dnia dzwonić do pacjentów, próbować potwierdzić terminy i gasić organizacyjny chaos. Wiele wizyt pozostawało niepewnych aż do ostatniej chwili, a każda luka w grafiku oznaczała stratę czasu i pieniędzy. Po wdrożeniu sytuacja się ustabilizowała: Rejestratorka AI sama przypomina, zbiera odpowiedzi i aktualizuje grafik. Zespół może zająć się obsługą pacjentów na miejscu - zamiast nadrabiać to, co „się rozjechało”.

- 900+ odzyskanych wizyt
- 7 000+ wizyt potwierdzonych przez pacjentów
- Ponad 26 000 minut zaoszczędzonego czasu pracy zespołu

Podsumowanie

Wdrożenie Wirtualnej Rejestratorki AI w LIFE Medical Center pokazuje, że nowoczesna komunikacja z pacjentem nie musi być skomplikowana, kosztowna ani oparta na technologicznej rewolucji. Kluczem okazał się dobrze zaprojektowany proces, który odpowiada na realne potrzeby obu stron - pacjentów i zespołu rejestracji. W Warszawie codzienność to korki, ciągłe zmiany planów i życie w ,,niedoczasie". Nikt nie ma przestrzeni na odbieranie nieznanych numerów czy czekanie na połączenie z rejestracją. Pacjenci coraz częściej chcą załatwiać sprawy po swojemu: szybko, konkretnie, bez konieczności rozmowy. SMS jest dziś tym, co wspiera ten sposób działania. Life nie potrzebowało kampanii informacyjnej ani specjalnych instrukcji. Pacjent dostał wiadomość i opcję reakcji. Ponad 65% odpowiedziało - dlatego, że było to proste i wygodne.

W LIFE Medical Center pacjenci sami potwierdzają i odwołują wizyty przez SMS. Zespół nie musi już dzwonić, pilnować grafiku ani nadrabiać listy niepewnych terminów. Sprawdź, jak to wygląda w praktyce. Zgłoś swoją placówkę do bezpłatnego pilotażu➡️ www.healthicate.com/pilotaz

LIFE Medical Center

www.lifemedicalcenter.pl

Warszawa

System medyczny

Skorzystaj z pilotażu już dziś!

Dołącz do placówek pilotażowych

Wypełnij formularz, aby otrzymać dostęp do Healthicate i zobaczyć jak sztuczna inteligencja może pomóc Twojej placówce medycznej.

Thank you! Your submission has been received!

Oops! Something went wrong while submitting the form.

Frequently Asked Questions

What is Healthicate?

Healthicate is an automated communicator for Your Patients that can handle any enquiries from Patients, as well as take initiative, i.e. independently communicate with Patients, offering them additional services and examinations when they need them.

What guarantee do I have regarding the quality of responses to patients?

Effective natural language processing ensures complete and reliable understanding of the other party's intentions - even in cases of (naturally human) typos. Thanks to proven and regularly tested data acquisition mechanisms from your medical system, Healthicate receives essential information in real-time.

What does the Healthicate implementation process look like?

To make Healthicate available as a chat for your patients, simply paste the ready HTML code onto your website. Typically, such configuration takes no longer than 5 minutes.
‍
To activate outgoing communication to patients (e.g., via SMS), you just need to enable this functionality in the application. Immediately after activation, patients will start receiving their personalised communications.
‍
Implementing Healthicate patient service in your call centre is incredibly simple - just redirect calls to your chosen phone number.

How can I save 60% of current service costs?

In light of rising operational costs associated with medical reception staffing, where the minimum wage in 2024 will reach 6,723 PLN (gross-gross, equivalent to 42 PLN per working hour), finding effective cost-optimising solutions becomes crucial.

The analysis of patient care costs includes not only wages but also office supplies, workplace maintenance costs, and inevitable productivity losses related to staff absences - both holiday leave (26 days per year) and sick leave (averaging 12 days per year¹).

Additionally, every office worker is recommended to take regular breaks, which affects effective working time.Healthicate offers a solution that can significantly reduce these expenses.

By automating repetitive tasks such as patient service, Healthicate not only increases work efficiency but also allows staff to focus on more valuable and demanding activities.

The difference is significant: while a receptionist only works during specific hours, Healthicate is available 24/7, ensuring service continuity without additional costs related to overtime or replacements for employees absent due to holiday or illness.
‍
¹The "Healthy Employee 2023" study was conducted by ICAN Institute in April 2023.

How does Healthicate work?

Healthicate connects directly with the source of knowledge about your business - your medical system. Combined with a knowledge base that you can manage directly, your AI assistant has comprehensive, real-time knowledge on all essential topics for your patients.
‍
During conversations with patients, Healthicate checks necessary data in your medical system and knowledge base, and can also perform actions within them - including scheduling appointments or submitting suggestions to you regarding knowledge base expansion.
‍
Healthicate is not just about answering your patients' questions. It's also about proactive communication with one primary goal: to increase both the quantity and average value of your visits and examinations by building loyalty to your brand.

What will my clinic gain by implementing Healthicate?

24/7 patient support will help fill your doctors' schedules even when you and your team are no longer working. Healthicate never sleeps and is always available when you need it, helping to build loyalty to your brand.
‍
Automation of repetitive tasks reduces operational costs while allowing staff to focus on more complex issues. It improves your patients' experience by eliminating human errors.
‍
Healthicate combines not only medical registration knowledge but also sales experience. Thanks to this unique combination of features, it will be able to offer patients additional services that will increase the value of visits while raising the average revenue per patient in your business.

To summarise:
By implementing Healthicate, you will be able to offer patients personalised real-time support 24/7, which will help you reduce operational costs while increasing both the number and value of your services and examinations.

Is my data secure after implementing Healthicate?

Of course. Healthicate ensures the security of all data. Data processing is based on a personal data processing agreement, all processes comply with GDPR, and data transmission is encrypted using TLS/SSL.

How much does it cost?

Healthicate is currently in a pilot phase, which is completely free for the first 1000 medical facilities.

Can I deploy Healthicate in my own infrastructure?

Yes, this is possible in the Enterprise version. Please contact us to get more information and discuss the details of such implementation.

Do you have any additional questions?

Our team of specialists is happy to answer any questions and share their expertise.

Dziękujemy! Twoja wiadomość została wysłana

Coś poszło nie tak! Spróbuj wysłać wiadomość ponownie.