Premium Clinic - jedna zmiana, która odciążyła cały zespół

Premium Clinic to przychodnia we Wrocławiu, która na co dzień pracuje na wysokich obrotach. Zespół przyjmuje coraz więcej pacjentów, a priorytetem niezmiennie pozostaje jedno – wysoka jakość obsługi. Wraz ze wzrostem obłożenia pojawiło się jednak wyzwanie, które zna dziś wiele przychodni: jak zapanować nad przypomnieniami o wizytach, kiedy zespół rejestracji już i tak pracuje na granicy możliwości?

Wyzwanie

Z każdym tygodniem grafik pękał w szwach, a telefon w rejestracji dzwonił bez przerwy. Premium Clinic przypominało pacjentom o wizytach przez SMS, ale był jeden problem — wiadomości działały tylko w jedną stronę (1-way SMS). Pacjent dostawał przypomnienie, ale jeśli nie mógł przyjść, musiał sam zadzwonić, odstać swoje w kolejce i dopiero wtedy odwołać termin. A najczęściej… po prostu tego nie robił. W efekcie czego zespół nie miał pojęcia, kto faktycznie się pojawi, a kto nie.

Rozwiązanie

Premium Clinic zdecydowało się skorzystać z Healthicate, które w ciągu jednego dnia zintegrowało się z ich systemem medycznym Proassist. Nie było potrzeby zmiany oprogramowania ani codziennej rutyny. Zamiast tego dodano warstwę, dzięki której pacjenci w końcu mogli po prostu odpisać na SMS-a, a statusy wizyt w systemie aktualizowały automatycznie w czasie rzeczywistym — bez konieczności wykonywania telefonów przez rejestracje.

‍Wdrożone zostały następujące narzędzia:
1. System dwukierunkowej komunikacji SMS,
2. Automatyczny system powiadomień o wizytach,

Jak to wygląda w praktyce?

Rezultaty

Optymalizacja komunikacji z pacjentem
Wielkim wyzwaniem była nie tyle sama liczba wizyt, ile brak informacji, kto faktycznie się na nich pojawi. Dzięki dwustronnym SMS-om pacjenci zaczęli po prostu na nie odpowiadać, bez dzwonienia do rejestracji i oczekiwania na linii. A sam zespół rejestracji? W końcu dostawał jasne informacje, z odpowiednim wyprzedzeniem, dzięki czemu mógł skupić się na bieżącej obsłudze pacjentów.
‍
- 12 000+ przypomnień SMS wysłanych automatycznie do pacjentów
- 68,8% odpowiedzi (SMS lub telefon)

Mniej gonitwy, więcej czasu dla pacjenta
Zespół Premium Clinic nie musi już wykonywać telefonów, notorycznie kontrolować grafiku czy informować lekarzy o nieobecnych pacjentach. Healthicate przejęło czasochłonne zadanie, a dzięki temu personel może skupić się na rozmowie z pacjentem, tworzeniu lepszej dokumentacji czy sprawnej organizacji dnia.
‍
- 24 000+ minut odzyskanego czasu
- To ponad 400 godzin, czyli 50 dni roboczych
- Czas realnie wrócił do zespołu (nie na papierze, tylko w codziennej pracy)

Poprawa organizacji kalendarza wizyt
‍Dzięki dwustronnej komunikacji grafiki zaczęły przypominać dobrze zaplanowany kalendarz, a nie pole minowe. Zespół wiedział z wyprzedzeniem, kto przyjdzie, a kto nie — a odwołane wizyty trafiały natychmiast z powrotem do kalendarza gotowe dla nowych pacjentów.

- 7 000+ potwierdzonych wizyt
- 1000+ wizyt odzyskanych dzięki szybkim odpowiedziom
- Gonitwa z czasem? Zastąpiona pełną kontrolą nad grafikiem

Podsumowanie

Wdrożenie Healthicate w Premium Clinic nie było żadną ,,rewolucją technologiczną" - tylko bardzo konkretną zmianą w codziennej pracy. Bez zmiany systemu, długich szkoleń czy burzenia rutyny. A jednak efekt? Odczuwalny od razu. Telefon w rejestracji przestał dzwonić non stop, grafik zaczął mieć sens, a zespół w końcu złapał oddech. Dzięki dwukierunkowym SMS-om pacjenci mogli po prostu odpisać, czy będą na wizycie. Bez dzwonienia i wiszenia na infolinii. A status wizyt zaczął aktualizować się sam. Zamiast zgadywać, kto się pojawi, rejestratorki wiedziały wcześniej, jak będzie wyglądał dany dzień. A gdy ktoś odwoływał wizytę, termin automatycznie wracał do kalendarza i trafiał do innego pacjenta. W praktyce oznacza to jedno: automatyzacja rejestracji nie zastąpiła zespołu – tylko odciążyła go tam, gdzie naprawdę było trzeba. A redukcja nieobecności pacjentów przełożyła się nie tylko na lepszy grafik, ale też większy spokój i przewidywalność w pracy.
‍

W Premium Clinic ponad 1000 terminów wróciło do kalendarza bez wykonywania ani jednego telefonu. Sprawdź, ile Twoja rejestracja może odzyskać dzięki bezpłatnemu pilotażowi Healthicate➡️ www.healthicate.com/pilotaz

Premium Clinic

www.premiumclinic.wroclaw.pl

Wrocław

System medyczny

Skorzystaj z pilotażu już dziś!

Dołącz do placówek pilotażowych

Wypełnij formularz, aby otrzymać dostęp do Healthicate i zobaczyć jak sztuczna inteligencja może pomóc Twojej placówce medycznej.

Thank you! Your submission has been received!

Oops! Something went wrong while submitting the form.

Frequently Asked Questions

What is Healthicate?

Healthicate is an automated communicator for Your Patients that can handle any enquiries from Patients, as well as take initiative, i.e. independently communicate with Patients, offering them additional services and examinations when they need them.

What guarantee do I have regarding the quality of responses to patients?

Effective natural language processing ensures complete and reliable understanding of the other party's intentions - even in cases of (naturally human) typos. Thanks to proven and regularly tested data acquisition mechanisms from your medical system, Healthicate receives essential information in real-time.

What does the Healthicate implementation process look like?

To make Healthicate available as a chat for your patients, simply paste the ready HTML code onto your website. Typically, such configuration takes no longer than 5 minutes.
‍
To activate outgoing communication to patients (e.g., via SMS), you just need to enable this functionality in the application. Immediately after activation, patients will start receiving their personalised communications.
‍
Implementing Healthicate patient service in your call centre is incredibly simple - just redirect calls to your chosen phone number.

How can I save 60% of current service costs?

In light of rising operational costs associated with medical reception staffing, where the minimum wage in 2024 will reach 6,723 PLN (gross-gross, equivalent to 42 PLN per working hour), finding effective cost-optimising solutions becomes crucial.

The analysis of patient care costs includes not only wages but also office supplies, workplace maintenance costs, and inevitable productivity losses related to staff absences - both holiday leave (26 days per year) and sick leave (averaging 12 days per year¹).

Additionally, every office worker is recommended to take regular breaks, which affects effective working time.Healthicate offers a solution that can significantly reduce these expenses.

By automating repetitive tasks such as patient service, Healthicate not only increases work efficiency but also allows staff to focus on more valuable and demanding activities.

The difference is significant: while a receptionist only works during specific hours, Healthicate is available 24/7, ensuring service continuity without additional costs related to overtime or replacements for employees absent due to holiday or illness.
‍
¹The "Healthy Employee 2023" study was conducted by ICAN Institute in April 2023.

How does Healthicate work?

Healthicate connects directly with the source of knowledge about your business - your medical system. Combined with a knowledge base that you can manage directly, your AI assistant has comprehensive, real-time knowledge on all essential topics for your patients.
‍
During conversations with patients, Healthicate checks necessary data in your medical system and knowledge base, and can also perform actions within them - including scheduling appointments or submitting suggestions to you regarding knowledge base expansion.
‍
Healthicate is not just about answering your patients' questions. It's also about proactive communication with one primary goal: to increase both the quantity and average value of your visits and examinations by building loyalty to your brand.

What will my clinic gain by implementing Healthicate?

24/7 patient support will help fill your doctors' schedules even when you and your team are no longer working. Healthicate never sleeps and is always available when you need it, helping to build loyalty to your brand.
‍
Automation of repetitive tasks reduces operational costs while allowing staff to focus on more complex issues. It improves your patients' experience by eliminating human errors.
‍
Healthicate combines not only medical registration knowledge but also sales experience. Thanks to this unique combination of features, it will be able to offer patients additional services that will increase the value of visits while raising the average revenue per patient in your business.

To summarise:
By implementing Healthicate, you will be able to offer patients personalised real-time support 24/7, which will help you reduce operational costs while increasing both the number and value of your services and examinations.

Is my data secure after implementing Healthicate?

Of course. Healthicate ensures the security of all data. Data processing is based on a personal data processing agreement, all processes comply with GDPR, and data transmission is encrypted using TLS/SSL.

How much does it cost?

Healthicate is currently in a pilot phase, which is completely free for the first 1000 medical facilities.

Can I deploy Healthicate in my own infrastructure?

Yes, this is possible in the Enterprise version. Please contact us to get more information and discuss the details of such implementation.

Do you have any additional questions?

Our team of specialists is happy to answer any questions and share their expertise.

Dziękujemy! Twoja wiadomość została wysłana

Coś poszło nie tak! Spróbuj wysłać wiadomość ponownie.