5 błędów w zarządzaniu rejestracją, które kosztują placówkę tysiące złotych miesięcznie

Błąd 1 - Brak systematycznych przypomnień o wizytach

Pacjent umawia wizytę na kolejny miesiąc. Nie zapisuje terminu. Zapomina. Nie przychodzi. Lekarz czeka w pustym gabinecie. Grafik ma dziurę. Ktoś inny nadal czeka na termin. To najdroższy błąd operacyjny w placówkach medycznych - i najłatwiejszy do naprawienia.

‍

Ile to kosztuje?
Przyjmijmy, że przeciętna wizyta generuje 200 zł przychodu. Jeśli placówka ma 10 lekarzy, a każdy doświadcza średnio jednego no-show tygodniowo - to 10 pustych slotów × 200 zł = 2 000 zł tygodniowo. 8 000 zł straty miesięcznie. To bezpośrednia utrata przychodu. Do tego dochodzi koszt pośredni: pacjent czekający na wizytę nie dostaje jej w porę, zaufanie do placówki maleje.

‍

Rozwiązanie?
Rejestratorka AI pamięta o każdej wizycie i wysyła przypomnienia 48 i 24 godziny przed terminem. Brzmi jak drobnostka, ale według wewnętrznych danych Healthicate placówki, które wprowadzają systematyczne przypomnienia, zmniejszają wskaźnik nieobecności o 30-40%.

‍

Równie ważne: Rejestratorka AI umożliwia pacjentowi szybkie odwołanie. Jeśli pacjent wie, że nie przyjdzie, ale odwołanie wymaga dzwonienia i czekania w kolejce  (często po prostu nie przychodzi i nie informuje). Jeśli może ją w łatwy sposób odwołać - robi to z wyprzedzeniem, a slot wraca do grafiku zgodnie z ideą #ODWOŁUJENIEBLOKUJE.

‍

Błąd 2 - Ręczne zarządzanie grafikiem w wielu miejscach

Rejestratorka wpisuje wizytę do systemu medycznego. Lekarz ma swój kalendarz w Outlooku. Ktoś prowadzi jeszcze listę w Excelu „na wszelki wypadek". Pacjent dzwoni z pytaniem o termin - rejestracja sprawdza trzy miejsca, żeby się upewnić. Efekt? Duplikaty, pomyłki, pacjenci umówieni na ten sam termin, lekarze nieświadomi zmian w grafiku.

‍

Ile to kosztuje?
Jeśli rejestracja sprawdza kalendarz w trzech miejscach przy każdym umówieniu wizyty, a umawia 50 wizyt dziennie:

• 50 wizyt × 2 minuty dodatkowej pracy = 100 minut dziennie
• 100 minut × 20 dni = 2 000 minut = 33 godziny miesięcznie

To ponad 4 dni robocze tracone na synchronizowanie informacji, które powinny być w jednym miejscu.

‍

Rozwiązanie?
Jedno źródło prawdy. Wszystkie wizyty, zmiany, odwołania muszą trafiać do jednego systemu - w czasie rzeczywistym, bez ręcznego przenoszenia.

‍

Rejestratorka AI działa właśnie tak: każda rozmowa, każda zmiana terminu, każde odwołanie - wszystko ląduje w systemie placówki od razu. Lekarze widzą aktualny kalendarz, rejestracja nie musi niczego synchronizować, pacjent nie trafia na dublujący się termin.

‍

Błąd 3 - Brak segmentacji pacjentów

Placówka wysyła kampanię SMS o szczepieniach przeciw grypie. Do całej bazy. Do wszystkich pacjentów, niezależnie od wieku, stanu zdrowia, historii wizyt. 30-letni zdrowy mężczyzna dostaje wiadomość o szczepieniu zaleconym dla osób 65+. Ignoruje. Następnym razem też zignoruje.

‍

Ile to kosztuje?
Skuteczność kampanii masowych bez segmentacji wynosi 1-3%. Z 1000 wysłanych wiadomości odpowiada 10-30 osób. Koszt wysyłki SMS to około 0,20-0,30 zł/wiadomość, placówka płaci 200-300 zł za kampanię, która generuje kilka wizyt.

‍

Rozwiązanie?
Rejestratorka AI potrafi wysłać wiadomość tylko do właściwych osób. Wystarczy wskazać kryteria: „kobiety 25-60 lat, które nie były u położnej od 12 miesięcy" albo „pacjenci po 50. roku życia z rozpoznaniem nadciśnienia". Kampanie trafiają do właściwych osób, w odpowiednim kontekście. Pacjent nie czuje się spamowany. Placówka nie marnuje budżetu na komunikację, która nie ma szans zadziałać.

‍

Błąd 4 - Mierzenie aktywności zamiast efektów

Rejestracja raportuje: „Odebraliśmy dziś 120 połączeń". Zarząd jest zadowolony - zespół pracuje intensywnie. Ale nikt nie pyta: ile z tych połączeń zakończyło się umówioną wizytą? Ile pacjentów się rozłączyło, bo linia była zajęta? Ile wizyt zostało zrealizowanych? To klasyczny przykład mierzenia aktywności zamiast rezultatów.

‍

Ile to kosztuje?
Jeśli rejestracja odbiera 120 połączeń dziennie, ale 40% z nich to powtarzalne pytania (blokujące linie pacjentom, którzy chcą się umówić) - „od której jesteście otwarci", „jak dojechać", „czy mogę przesunąć wizytę" - oznacza to, że połowa czasu pracy zespołu idzie na zadania, które ktoś inny mógłby przejąć.

‍

120 połączeń × 40% powtarzalnych pytań = 48 połączeń dziennie
48 × 5 minut = 4 godziny dziennie

‍

To czas, który mógłby być wykorzystany na obsługę pacjentów w placówce, koordynację skomplikowanych spraw, poprawę dokumentacji.

‍

Rozwiązanie?

Rejestratorka AI przejmuje powtarzalne rozmowy - odpowiada na pytania o godziny otwarcia, przygotowanie do badań, lokalizację. Zespół dostaje przestrzeń na to, co wymaga ludzkiego osądu. Liczba odebranych połączeń może być niższa - ale liczba zrealizowanych wizyt wyższa.

‍

Błąd 5 - Brak planu reaktywacji zagubionych pacjentów

Pacjent był w placówce rok temu, miał umówioną wizytę kontrolną, odwołał – i nikt się do niego nie odezwał. Minął rok. Pacjent poszedł gdzie indziej.

‍

Ile to kosztuje?
Każdy pacjent ma wartość długoterminową (LTV - lifetime value). Jeśli placówka traci 20 pacjentów rocznie przez brak reaktywacji, a średni LTV wynosi 3 000 zł, to 60 000 zł straconego przychodu rocznie.

‍

Rozwiązanie?
Automatyczne kampanie reaktywacyjne do pacjentów nieaktywnych powyżej 12 miesięcy. Prosty komunikat bez presji. Według danych Healthicate, 10-15% pacjentów umawia się ponownie po takim przypomnieniu.

‍

👉 Przeczytaj nasz artykuł o LTV: Reaktywacja pacjentów: jak odzyskać tych, którzy zniknęli

‍

Co łączy wszystkie te błędy?

Każdy z nich wynika z tego, że rejestracja próbuje robić wszystko ręcznie - i to działa, dopóki skala jest niewielka. Ale w momencie, gdy liczba pacjentów rośnie, liczba połączeń przekracza możliwości zespołu, a kampanie wymagają segmentacji - ręczne procesy przestają wystarczać.

‍

Efekt? Straty finansowe, przeciążony zespół, nieodebrane telefony, zagubieni pacjenci, no-show, duplikaty i puste miejsca w grafikach.

‍

Rejestratorka AI nie zastępuje ludzi - przejmuje powtarzalne zadania, które pochłaniają czas i generują błędy. Odpowiada na te same pytania, przypomina o wizytach, pamięta o pacjentach, którzy zniknęli, umawia wizyty zgodnie z zasadami placówki. Zespół rejestracji przestaje być „maszyną do odbierania telefonów", zaczyna być zespołem zarządzającym relacją z pacjentem.

‍

‍

‍

👉 Uruchom bezpłatny pilotaż i sprawdź, które błędy Rejestratorka AI może naprawić w Twojej placówce.

‍