Kary NFZ za niską realizację szczepień HPV. Jak placówki POZ mogą się bronić?

Placówki POZ stoją przed dylematem.

Łódzki Oddział Wojewódzki NFZ w piśmie z 30 stycznia 2026 roku wezwał świadczeniodawców POZ do wyjaśnienia przyczyn braku lub niskiej realizacji szczepień przeciwko HPV. W treści dokumentu pojawia się wyraźne ostrzeżenie: „w sytuacji niewykonania umowy lub wykonania niezgodnie z jej postanowieniami na świadczeniodawcę może być nałożona kara umowna".

‍

To nieodosobniony przypadek. Podobne sygnały pojawiają się w innych regionach kraju. NFZ realizuje narodowy program szczepień i wymaga od placówek POZ aktywnego udziału w edukacji i informowaniu pacjentów o możliwości szczepienia. Problem w tym, że większość placówek nie ma narzędzi ani zasobów, by prowadzić takie działania systematycznie.

‍

Efekt? Niska frekwencja pacjentów, niewykorzystane dawki szczepionek, a teraz - groźba kar finansowych.

‍

Dlaczego pacjenci nie zgłaszają się na szczepienia?

Powodów jest kilka. Część rodziców nie wie, że szczepienie HPV jest dostępne bezpłatnie w ramach programu NFZ. Część wie, ale „nie ma czasu" na umawianie się. Część zapomina. Część obawia się szczepień i potrzebuje rozmowy, edukacji, odpowiedzi na pytania - ale nikt z placówki nie odezwał się z taką ofertą.

‍

Placówki POZ z kolei są przytłoczone bieżącą obsługą pacjentów. Rejestracja odbiera telefony od rana do wieczora. Nikt nie ma czasu ani zasobów, by dodatkowo dzwonić do setek pacjentów z zaproszeniem i przypomnieniem o szczepieniu. W efekcie realizacja programu stoi w miejscu - nie dlatego, że placówka nie chce, ale dlatego, że fizycznie nie ma jak tego zrobić.

‍

NFZ widzi liczby: niskie wykonanie kontraktu. Nie widzi przyczyn operacyjnych. I wyciąga konsekwencje.

‍

Jak Healthicate rozwiązuje problem niskiej frekwencji w programach profilaktycznych?

Rejestratorka Healthicate to narzędzie, które pozwala placówkom POZ realizować kontrakty NFZ w zakresie profilaktyki - bez angażowania zespołu w dzwonienie, wysyłanie SMS-ów czy prowadzenie kampanii informacyjnych.

‍

Automatyczne kampanie do segmentowanych grup pacjentów

Placówka wybiera w systemie medycznym grupę docelową: dzieci w wieku 9-14 lat (grupa objęta programem szczepień HPV), pacjenci zapisani do danej placówki POZ, bez zrealizowanego szczepienia. Healthicate wysyła spersonalizowane wiadomości do rodziców - SMS, połączenie głosowe, dwukierunkowa komunikacja. Komunikat jest prosty, edukacyjny, bez presji: informacja o dostępności szczepienia w ramach NFZ, wyjaśnienie, dlaczego szczepienie jest zalecane, możliwość umówienia się na termin jednym kliknięciem lub odpowiedzią SMS. Rodzic, który wcześniej „nie miał czasu na dzwonienie do rejestracji", dostaje łatwą ścieżkę działania. Rezerwacja trafia do systemu medycznego automatycznie. Placówka widzi rosnącą liczbę zapisów na szczepienia - bez dodatkowej pracy zespołu.

‍

Cykliczne przypomnienia i follow-up

Program szczepień HPV wymaga dwóch dawek. Healthicate śledzi status szczepienia bezpośrednio w systemie medycznym placówki – widzi, kto zrealizował pierwszą dawkę i automatycznie wysyła przypomnienie o drugiej we właściwym momencie. Rodzic nie musi pamiętać. Placówka nie musi ręcznie wyciągać list i dzwonić. Wszystko dzieje się automatycznie, zgodnie z harmonogramem.

‍

Edukacja i odpowiedzi na pytania

Część rodziców ma wątpliwości dotyczące szczepień. Healthicate może prowadzić dwukierunkową komunikację: rodzic odpowiada na komunikat z pytaniem, Rejestratorka AI udziela odpowiedzi zgodnie z wytycznymi. To niższa bariera wejścia niż konieczność dzwonienia do rejestracji i czekania w kolejce.

‍

Dokumentacja kampanii jako ochrona przed zarzutami NFZ

NFZ wymaga wyjaśnień dotyczących przyczyn niskiej realizacji szczepień. Placówka musi udowodnić, że podjęła działania informacyjne i edukacyjne wobec pacjentów. Problem w tym, że większość placówek nie ma takiej dokumentacji. Jeśli działania były prowadzone ręcznie - trudno wykazać, ile rodzin zostało poinformowanych, kiedy, w jaki sposób i z jakim skutkiem.

‍

Healthicate dostarcza pełne statystyki każdej kampanii profilaktycznej: liczba wysłanych wiadomości, data i godzina wysyłki, lista pacjentów, którzy zostali poinformowani, liczba odpowiedzi i potwierdzonych wizyt, liczba pacjentów, którzy zrealizowali szczepienie w wyniku kampanii.

‍

Placówka, która prowadzi kampanie z Healthicate, ma dowód na to, że aktywnie informowała pacjentów o dostępności szczepień - zgodnie z wymogami kontraktu NFZ. To konkretny materiał do przedstawienia w odpowiedzi na wezwanie do wyjaśnień.

‍

Co zrobić, jeśli Twoja placówka dostała podobne pismo?

Jeśli NFZ wezwał Twoją placówkę do wyjaśnień dotyczących realizacji programów profilaktycznych, Healthicate może pomóc w dwa sposoby:

‍

1. Natychmiastowe uruchomienie kampanii informacyjnej - system wysyła komunikaty do pacjentów objętych programem, umawia wizyty, dokumentuje działania. Placówka może wykazać, że podjęła konkretne kroki w odpowiedzi na wezwanie NFZ.

2. Przygotowanie dokumentacji do odpowiedzi - raport z kampanii, lista pacjentów poinformowanych, skuteczność działań. To materiał, który można załączyć do pisma wyjaśniającego przesłanego do NFZ.

‍

Proces uruchomienia kampanii zajmuje jeden dzień. Efekty  (zarówno w postaci umówionych wizyt, jak i dokumentacji) są widoczne w ciągu tygodnia.

‍

‍

👉 Uruchom kampanię profilaktyczną Healthicate i pokaż NFZ, że aktywnie informujesz pacjentów o programach szczepień.

‍