Rok z Rejestratorką AI. Co zyskały placówki, które wdrożyły Healthicate w 2025?

Co się stało przez ostatnie dwanaście miesięcy?

Rok temu większość placówek patrzyła na Rejestratorkę AI z rezerwą. Pytania były zawsze te same: „Czy pacjenci będą chcieli z tego korzystać?", „Czy to nie skomplikuje nam pracy?", „Co, jeśli coś pójdzie nie tak?". Dwanaście miesięcy później te same placówki mówią jedno: „Dlaczego nie zrobiliśmy tego wcześniej?".

‍

W ciągu roku Rejestratorka AI Healthicate obsłużyła setki tysięcy rozmów z pacjentami, umówiła dziesiątki tysięcy wizyt i przejęła setki godzin powtarzalnej pracy od zespołów rejestracji. W codziennej, realnej obsłudze placówek medycznych.

‍

Co konkretnie się zmieniło? Przyjrzyjmy się temu na przykładach.

Problem pierwszy: telefony, które nikt nie odbiera

Przed wdrożeniem sytuacja wyglądała podobnie w większości placówek: rejestracja pracowała na pełnych obrotach, ale fizycznie nie było możliwości odebrać wszystkich połączeń. Poniedziałki o godzinie 8:00 ? Przepełnione linie telefoniczne. Piątki przed długim weekendem? To samo. Pacjenci próbowali się dodzwonić, odkładali słuchawkę, dzwonili gdzie indziej.

‍

Co się zmieniło po wdrożeniu?

Rejestratorka AI zaczęła odbierać każde połączenie - niezależnie od tego, ile osób dzwoni jednocześnie. Pacjent nie trafia już na zajętą linię. Nie czeka w nieskończoność. Rozmawia - od razu.

‍

Efekt mierzalny:
Placówki odnotowały wzrost liczby odebranych połączeń do 100%. To bezpośrednio przełożyło się na większą liczbę umówionych wizyt i wypełnione kalendarze lekarzy.

‍

Efekt niemierzalny:
Pacjenci przestali narzekać, że „nie można się dodzwonić". Zespół rejestracji przestał czuć presję, że „nie dają rady". Atmosfera w pracy znacząco się zmieniła.

‍

Problem drugi: no-shows, które rujnowały grafik

Pacjent umawia wizytę, zapomina o niej, nie przychodzi. Lekarz siedzi w pustym gabinecie. Ktoś inny, kto czekał trzy tygodnie na termin, nadal czeka. Przed wdrożeniem Healthicate wskaźnik no-show w wielu placówkach sięgał od 8% do 25%.

‍

Co się zmieniło po wdrożeniu?

Rejestratorka AI zaczęła potwierdzać wizyty z możliwością łatwego odwołania lub przełożenia wizyty. Pacjent, który wie, że nie przyjdzie, odwołuje wizytę z wyprzedzeniem. Slot wraca do grafiku i może zostać wykorzystany przez kogoś innego.

‍

Efekt mierzalny:
Wskaźnik no-show spadł średnio do 1,2%. Niektóre placówki odnotowały spadek poniżej 1%. To oznacza więcej zrealizowanych wizyt, mniej pustych godzin w grafikach lekarzy i konkretne przychody, które wcześniej przepadały.

‍

Efekt niemierzalny:
Lekarze przestali tracić czas na czekanie w pustych gabinetach. Pacjenci, którzy wcześniej czekali tygodniami na termin, dostają go szybciej - bo sloty przestały przepadać w myśl idei #OdwołujeNieBlokuje.

‍

Problem trzeci: przeciążona rejestracja i rotacja personelu

Zespół rejestracji spędzał większość dnia na obsłudze tych samych pytań: „Do której jesteście otwarci?", „Jak dojechać?", „Jak się przygotować do badania?". W okresach wzmożonego ruchu ( poniedziałki, święta, sezon grypowy) telefony dzwoniły bez przerwy. Efekt? Stres, wypalenie, rotacja personelu.

‍

Co się zmieniło po wdrożeniu?

Rejestratorka AI obsłużyła do 100% powtarzalnych rozmów w zakresie potwierdzania obecności. Informowała pacjentów o przygotowaniu do badania, wskazówkach dojazdu oraz cenach i opcjach płatności - wszystko to bez angażowania zespołu. Rejestracja dostała przestrzeń na obsługę pacjentów w placówce i na bezpośredni kontakt na miejscu.

‍

Efekt mierzalny:
Placówki odzyskały nawet do 20% czasu pracy zespołu miesięcznie. To czas, który wcześniej szedł na powtarzalne telefony. Teraz idzie na poprawę jakości obsługi w placówce.

‍

Efekt niemierzalny:
Zespół przestał pracować w poczuciu ciągłego pośpiechu. Rotacja personelu spadła. Pracownicy mówią wprost: „Wreszcie mogę skupić się na pacjencie, który stoi przede mną - zamiast słuchać telefonu dzwoniącego w tle".

‍

Problem czwarty: chaos w grafikach i brak ciągłości

Urlopy, L4, rotacja pracowników - to wszystko powodowało, że rejestracja działała nieregularnie. Pacjenci dzwonili i trafiali na zastępstwo, które nie znało procedur. Wizyty były źle umawiane, terminy się dublowały, dokumentacja kulała.

‍

Co się zmieniło po wdrożeniu?

Rejestratorka AI działa bez przerwy - niezależnie od tego, kto tego dnia jest w zespole. Doskonale zna procedury placówki, wie, jak umówić wizytę zgodnie z zasadami, synchronizuje wszystko w czasie rzeczywistym z systemem medycznym. Nie ma dni, kiedy „rejestracja działa nieprzewidywalnie".

‍

Efekt mierzalny:
Pełna ciągłość obsługi pacjentów 365 dni w roku, 24/7 na dobę. Zero dni przestoju spowodowanych sytuacją kadrową.

‍

Efekt niemierzalny:
Pacjenci mają pewność, że zawsze dotrą do placówki (telefonicznie, SMS-em, przez czat na stronie). Nie muszą się zastanawiać, „czy dzisiaj ktoś odbierze".

‍

Problem piąty: brak danych do podejmowania decyzji

Przed wdrożeniem większość placówek działała „na wyczucie". Nikt nie wiedział dokładnie, ile połączeń dziennie wpływa do placówki, ile z nich zostaje odebranych, ile wizyt przepada przez no-show, ile czasu zespół spędza na powtarzalnych rozmowach.

‍

Co się zmieniło po wdrożeniu?

Healthicate dokumentuje całą pracę Rejestratorki AI. Każde połączenie, każdą umówioną wizytę, każde odwołanie. Placówka dostaje jasne informacje w panelu: ile pacjentów dzwoniło, ile wizyt zostało umówionych, ile godzin odzyskał zespół.

‍

Efekt mierzalny:
Decyzje operacyjne - kiedy zatrudnić dodatkową osobę, gdzie zainwestować, jak planować grafiki.

‍

Efekt niemierzalny:
Zarządzanie placówką przestaje być grą w ciemno. Widać dokładnie, co działa, co nie działa i gdzie są wąskie gardła.

‍

Co przyniesie 2026?

Placówki, które wdrożyły Healthicate w 2025, patrzą na przyszły rok spokojnie. Wiedzą, że niezależnie od tego, co się wydarzy (sezonowe szczyty, urlopy w zespole, wzrost liczby pacjentów) rejestracja nie przestanie działać. Mają dane, by podejmować lepsze decyzje. Mają odciążony zespół, który może skupić się na obsłudze w placówce. Mają pewność, że żadne połączenie nie przepadnie i żaden pacjent nie zostanie bez odpowiedzi. I najważniejsze: mają więcej wizyt, pełniejsze grafiki lekarzy i konkretne oszczędności, które widać w budżecie.

‍

Placówki, które dopiero teraz zastanawiają się nad wdrożeniem, pytają często: „Czy to nie za późno? Czy nie powinniśmy byli zacząć wcześniej?". Odpowiedź jest prosta: najlepszy moment na start to był rok temu. Drugi najlepszy - to dziś.

‍

Jeden miesiąc pilotażu wystarczy, by zobaczyć różnicę

Większość placówek, które dziś korzystają z Healthicate na stałe, zaczynała od jednego miesiąca testów. Bez kosztów wdrożenia, bez zobowiązań, bez ryzyka. Uruchomienie jest błyskawiczne. Efekty (odzyskane połączenia, uporządkowane grafiki, odciążony zespół) widać w pierwszych tygodniach. Po miesiącu placówka ma konkretne dane: ile połączeń zostało odebranych, ile wizyt umówionych, ile godzin pracy zespołu odzyskanych. I na ich podstawie podejmuje decyzję - kontynuować, czy wracać do starego modelu.

‍

‍

👉 Zaplanuj pilotaż na 2026. Sprawdź, jak Healthicate zmienia codzienną pracę placówek medycznych - bez ryzyka, bez zobowiązań, z wynikami widocznymi w pierwszym tygodniu.

‍

‍