Premium Clinic - jedna zmiana, która odciążyła cały zespół.

Premium Clinic to przychodnia we Wrocławiu, która na co dzień pracuje na wysokich obrotach. Zespół przyjmuje coraz więcej pacjentów, a priorytetem niezmiennie pozostaje jedno – wysoka jakość obsługi. Wraz ze wzrostem obłożenia pojawiło się jednak wyzwanie, które zna dziś wiele przychodni: jak zapanować nad przypomnieniami o wizytach, kiedy zespół rejestracji już i tak pracuje na granicy możliwości?

Wyzwanie

Z każdym tygodniem grafik pękał w szwach, a telefon w rejestracji dzwonił bez przerwy. Premium Clinic przypominało pacjentom o wizytach przez SMS, ale był jeden problem — wiadomości działały tylko w jedną stronę (1-way SMS). Pacjent dostawał przypomnienie, ale jeśli nie mógł przyjść, musiał sam zadzwonić, odstać swoje w kolejce i dopiero wtedy odwołać termin. A najczęściej… po prostu tego nie robił. W efekcie czego zespół nie miał pojęcia, kto faktycznie się pojawi, a kto nie.

Rozwiązanie

Premium Clinic zdecydowało się skorzystać z Healthicate, które w ciągu jednego dnia zintegrowało się z ich systemem medycznym Proassist. Nie było potrzeby zmiany oprogramowania ani codziennej rutyny. Zamiast tego dodano warstwę, dzięki której pacjenci w końcu mogli po prostu odpisać na SMS-a, a statusy wizyt w systemie aktualizowały automatycznie w czasie rzeczywistym — bez konieczności wykonywania telefonów przez rejestracje.

‍Wdrożone zostały następujące narzędzia:
1. System dwukierunkowej komunikacji SMS,
2. Automatyczny system powiadomień o wizytach,

Jak to wygląda w praktyce?

Rezultaty

Optymalizacja komunikacji z pacjentem
Wielkim wyzwaniem była nie tyle sama liczba wizyt, ile brak informacji, kto faktycznie się na nich pojawi. Dzięki dwustronnym SMS-om pacjenci zaczęli po prostu na nie odpowiadać, bez dzwonienia do rejestracji i oczekiwania na linii. A sam zespół rejestracji? W końcu dostawał jasne informacje, z odpowiednim wyprzedzeniem, dzięki czemu mógł skupić się na bieżącej obsłudze pacjentów.
‍
- 12 000+ przypomnień SMS wysłanych automatycznie do pacjentów
- 68,8% odpowiedzi (SMS lub telefon)

Mniej gonitwy, więcej czasu dla pacjenta
Zespół Premium Clinic nie musi już wykonywać telefonów, notorycznie kontrolować grafiku czy informować lekarzy o nieobecnych pacjentach. Healthicate przejęło czasochłonne zadanie, a dzięki temu personel może skupić się na rozmowie z pacjentem, tworzeniu lepszej dokumentacji czy sprawnej organizacji dnia.
‍
- 24 000+ minut odzyskanego czasu
- To ponad 400 godzin, czyli 50 dni roboczych
- Czas realnie wrócił do zespołu (nie na papierze, tylko w codziennej pracy)

Poprawa organizacji kalendarza wizyt
‍Dzięki dwustronnej komunikacji grafiki zaczęły przypominać dobrze zaplanowany kalendarz, a nie pole minowe. Zespół wiedział z wyprzedzeniem, kto przyjdzie, a kto nie — a odwołane wizyty trafiały natychmiast z powrotem do kalendarza gotowe dla nowych pacjentów.

- 7 000+ potwierdzonych wizyt
- 1000+ wizyt odzyskanych dzięki szybkim odpowiedziom
- Gonitwa z czasem? Zastąpiona pełną kontrolą nad grafikiem

Podsumowanie

Wdrożenie Healthicate w Premium Clinic nie było żadną ,,rewolucją technologiczną" - tylko bardzo konkretną zmianą w codziennej pracy. Bez zmiany systemu, długich szkoleń czy burzenia rutyny. A jednak efekt? Odczuwalny od razu. Telefon w rejestracji przestał dzwonić non stop, grafik zaczął mieć sens, a zespół w końcu złapał oddech. Dzięki dwukierunkowym SMS-om pacjenci mogli po prostu odpisać, czy będą na wizycie. Bez dzwonienia i wiszenia na infolinii. A status wizyt zaczął aktualizować się sam. Zamiast zgadywać, kto się pojawi, rejestratorki wiedziały wcześniej, jak będzie wyglądał dany dzień. A gdy ktoś odwoływał wizytę, termin automatycznie wracał do kalendarza i trafiał do innego pacjenta. W praktyce oznacza to jedno: automatyzacja rejestracji nie zastąpiła zespołu – tylko odciążyła go tam, gdzie naprawdę było trzeba. A redukcja nieobecności pacjentów przełożyła się nie tylko na lepszy grafik, ale też większy spokój i przewidywalność w pracy.
‍

W Premium Clinic ponad 1000 terminów wróciło do kalendarza bez wykonywania ani jednego telefonu. Sprawdź, ile Twoja rejestracja może odzyskać dzięki bezpłatnemu pilotażowi Healthicate➡️ www.healthicate.com/pilotaz

Premium Clinic

www.premiumclinic.wroclaw.pl

Wrocław

System medyczny

Skorzystaj z pilotażu już dziś!

Dołącz do placówek pilotażowych

Wypełnij formularz, aby otrzymać dostęp do Healthicate i zobaczyć jak sztuczna inteligencja może pomóc Twojej placówce medycznej.

Thank you! Your submission has been received!

Oops! Something went wrong while submitting the form.

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest Healthicate?

Healthicate to zautomatyzowany komunikator dla Twoich Pacjentów, który potrafi obsłużyć dowolne zapytania od Pacjentów, a także wychodzić z inicjatywą, tj. samodzielnie komunikować się z Pacjentami, proponując im skorzystanie z dodatkowych usług i badań gdy tego potrzebują.

Jaką mam gwarancję jakości odpowiedzi do Pacjentów?

Efektywne przetwarzanie języka naturalnego zapewnia pełne i pewne zrozumienie intencji drugiej strony - nawet w przypadku wystąpienia (naturalnych dla człowieka) literówek. Dzięki sprawdzonym i regularnie testowanym mechanizmom pozyskiwania danych z Twojego systemu medycznego, Healthicate otrzymuje niezbędne informacje w czasie rzeczywistym.

Jak wygląda proces uruchomienia Healthicate?

Aby udostępnić Healthicate w formie czatu dla swoich Pacjentów, wystarczy wkleić gotowy kod HTML na swoją stronę www. Standardowo taka konfiguracja zajmuje nie dłużej niż 5 minut.

W celu uruchomienia komunikacji wychodzącej do Pacjentów (np. poprzez SMS), wystarczy włączyć tą funkcjonalność w aplikacji. Bezpośrednio po uruchomieniu, Pacjenci zaczną otrzymywać swoją spersonalizowaną komunikację.

Uruchomienie obsługi Pacjentów w Twoim callcenter przez Healthicate jest banalnie proste - po prostu przekieruj połączenia na wybrany numer telefonu.

W jaki sposób mogę oszczędzić 60% dzisiejszych kosztów obsługi?

W obliczu rosnących kosztów operacyjnych związanych z zatrudnieniem w rejestracji medycznej, gdzie minimalne wynagrodzenie w 2024 roku osiągnie poziom 6 723 zł (brutto-brutto, co odpowiada 42 zł za godzinę pracy), kluczowe staje się poszukiwanie efektywnych rozwiązań optymalizujących koszty działania. Analiza kosztów opieki nad pacjentem obejmuje nie tylko wypłaty, ale również koszty materiałów biurowych, utrzymanie stanowiska pracy oraz nieuniknioną utratę wydajności związaną z nieobecnościami pracowników - zarówno urlopowymi (26 dni w roku), jak i chorobowymi (średnio 12 dni w roku¹). Dodatkowo, każdemu pracownikowi biurowemu zalecane są regularne przerwy, co wpływa na efektywny czas pracy.

Healthicate oferuje rozwiązanie, które może znacząco zmniejszyć te wydatki. Automatyzując powtarzalne zadania, takie jak obsługa pacjentów, Healthicate nie tylko zwiększa wydajność pracy, ale również pozwala pracownikom skupić się na bardziej wartościowych i wymagających czynnościach.

Różnica jest znacząca: podczas gdy rejestratorka pracuje tylko w określonych godzinach, Healthicate jest dostępny całą dobę, zapewniając ciągłość obsługi bez dodatkowych kosztów związanych z nadgodzinami czy zastępstwami za pracowników nieobecnych z powodu urlopu czy choroby.
‍
¹Badanie „Zdrowy pracownik 2023” zostało zrealizowane przez ICAN Institute w kwietniu 2023.

Jak działa Healthicate?

Healthicate łączy się bezpośrednio ze źródłem wiedzy o Twojej firmie - Twoim systemem medycznym. W połączeniu z bazą wiedzy, którą możesz zarządzić bezpośrednio, Twój asystent AI dysponuje kompleksową wiedzą na wszystkie niezbędne dla Twoich Pacjentów tematy, w czasie rzeczywistym. W trakcie rozmowy z pacjentem, Healthicate sprawdza niezbędne dane w Twoim systemie medycznym i bazie wiedzy, a także potrafi dokonywać w nich akcji - m.in. umówić wizytę czy zgłosić Ci sugestie dotyczące rozbudowy bazy wiedzy. Healthicate to nie tylko odpowiadanie na pytania Twoich Pacjentów. To także proaktywna komunikacja, która ma jeden nadrzędny cel: zwiększać ilość i średnią wartość realizowanych przez Ciebie wizyt i badań dzięki budowie lojalności wobec Twojej marki.

Co zyska moja przychodnia uruchamiając Healthicate?

Całodobowe wsparcie dla Pacjentów pozwoli zapełniać grafik Twoich lekarzy nawet gdy Ty i Twój zespół już nie pracujecie, Healthicate nie śpi i jest dostępny zawsze gdy go potrzebujesz wspierając budowę lojalności wobec Twojej marki.
‍
Automatyzacja powtarzalnych zadań zmniejsza koszty operacyjne, jednocześnie umożliwiając pracownikom skupienie się na bardziej złożonych problemach. Poprawia doświadczenie Twoich Pacjentów, eliminując ludzkie pomyłki.
‍
Healthicate gromadzi nie tylko wiedzę rejestracji medycznej ale i doświadczenie sprzedażowe. Dzięki tej unikalnej kompozycji cech, będzie w stanie zaoferować Pacjentowi dodatkowe usługi, które zwiększą wartość wizyt i jednocześnie podniosą średni przychód na Pacjenta w Twoim biznesie.

Podsumowując.
Uruchamiając Healthicate będziesz w stanie oferować Pacjentom personalizowane wsparcie real-time w trybie 24/7, która pozwoli Ci obniżyć koszty operacyjne i jednocześnie zwiększą liczbę i wartość realizowanych przez Ciebie usług i badań.

Czy po uruchomieniu Healthicate moje dane są bezpieczne?

Oczywiście. Healthicate dba o bezpieczeństwo wszystkich danych. Powierzenie danych odbywa się na podstawie umowy przetwarzania danych osobowych (której wzór znajdziesz <tutaj>), wszystkie procesy są zgodne z RODO, a transmisja danych szyfrowana jest TLS/SSL.

Ile to kosztuje?

Healthicate jest obecnie w fazie pilotażu, który dla pierwszych 1000 placówek medycznych jest całkowicie bezpłatny.

Czy mogę uruchomić Healthicate we własnej infrastrukturze?

Tak, jest to możliwe w wersji Enterprise. Zapraszamy do kontaktu aby uzyskać więcej informacji i omówić szczegóły dotyczące takiego wdrożenia.

Masz dodatkowe pytania?

Nasz zespół specjalistów chętnie odpowie na wszelkie pytania i podzieli się zdobytym doświadczeniem.

Dziękujemy! Twoja wiadomość została wysłana

Coś poszło nie tak! Spróbuj wysłać wiadomość ponownie.