Zgłoś się do Ogólnopolskiego Pilotażu AI i otrzymaj dostęp do Healthicate!

Z 50% do 85% - jak Centrum Medyczne BIMED ograniczyło no-show i odzyskało kontrolę nad grafikiem

Centrum Medyczne BIMED w Mszczonowie to nowoczesna, wielospecjalistyczna placówka oferująca zarówno opiekę w ramach NFZ, jak i konsultacje prywatne w ponad 25 specjalizacjach. Przy tak dużej liczbie pacjentów i różnorodnych usługach kluczowa była sprawna komunikacja i ograniczenie ryzyka pustych terminów. Wdrożyliśmy inteligentne przypomnienia o wizytach, które pozwoliły pacjentom w prosty sposób potwierdzać, odwoływać lub przekładać wizyty. Początkowo na komunikaty odpowiadała nieco ponad połowa pacjentów - to szare realia branży, ale cel BIMED jest bardziej ambitny. Dlatego wspólnie z placówką rozbudowaliśmy schematy komunikacji (w tym kampanie edukacyjne dla pacjentów). Efekt? Współczynnik odpowiedzi od pacjentów wzrósł do ponad 85%, a wskaźnik nieobecności (no-show) zbliża się do upragnionego przez wiele palcówek 1%.

Kluczowe wyniki

+85% wspołczynnik odpowiedzi od pacjentów (wzrost z poziomu ok. 50%)

Ponad 20 000 zrealizowanych konwersacji

Ponad 550 odzyskanych terminów w kalendarzu

Ponad 25 000 minut odzyskanego czasu pracy zespołu

Wyzwanie

Problem nieobecności pacjentów i niepotwierdzonych wizyt w BIMED narastał z miesiąca na miesiąc. Standardowe przypomnienia działały tylko częściowo – pacjenci otrzymywali wiadomości, ale nie mieli możliwości prostego potwierdzenia ani odwołania wizyty bez dzwonienia. Telefon do rejestracji oznaczał kolejkę, wydłużony czas oczekiwania i frustrację pacjenta. Zespół próbował ,,łatać" problem telefonami wychodzącymi, ale była to męcząca walka z czasem. Każdy dzień zaczynał się od listy „niepewnych” wizyt, a kończył poczuciem, że mimo wysiłku i tak część terminów przepadła.

Średni wskaźnik reakcji na przypomnienia wynosił zaledwie nieco ponad 50%. Co druga wizyta była „niepewna” aż do dnia konsultacji, a to w placówce z tak dużym obłożeniem jest realnym ryzykiem dla organizacji pracy i przychodów.

Rozwiązanie

BIMED zdecydował się wdrożyć inteligentne przypomnienia o wizytach Healthicate - prostą, intuicyjną formę kontaktu, w której pacjent w kilka sekund może potwierdzić, odwołać lub poprosić o zmianę terminu. Bez logowania, zewnętrznej aplikacji czy czekania w kolejce telefonicznej.

Na czym polega różnica?

- Pacjent nie dostaje suchego przypomnienia, ale spersonalizowaną komunikacje, która daje mu wybór. Może w sekundę potwierdzić wizytę, odwołać ją albo po prostu poinformować, że chce zmienić termin. Rejestratorka AI zajmie się resztą i od razu zaktualizuje grafik.

- Automatyczna aktualizacja statusu wizyty w systemie medycznym. Każda odpowiedź pacjenta jest natychmiast rejestrowana, bez ręcznego przepisywania danych przez rejestrację.

- Naturalny proces (bez aplikacji i logowania). Dokładnie tak, jakby robił to dotychczasowy zespół rejestracji (który teraz może skupić się na jakościowej obsłudze pacjentów na miejscu).

Nasza Rejestratorka AI była punktem wyjścia. Dzięki niej wspólnie z BIMED zoptymalizowaliśmy sposób prowadzenia dialogu z pacjentami w ramach komunikatów:

dopasowaliśmy styl komuniacji do potrzeb pacjentów

przeanalizowaliśmy czasy odpowiedzi, aby zwiększyć skuteczność reakcji

Efekty

Już po kilku tygodniach BIMED zobaczył, jak bardzo zmienia się codzienność pracy. Grafik przestał być zagadką – ponad 85% pacjentów odpowiadało na komunikacje od placówki, a większość potwierdzeń pojawiała się jeszcze tego samego dnia.

Co to oznacza w praktyce?
Ponad 550 terminów, które kiedyś by przepadły, wróciło do kalendarza i trafiło do innych pacjentów,
Ponad 20 000 rozmów z pacjentami odbyło się bez udziału rejestracji – zero telefonów, zero gonitwy,
✔ Ponad 25 000 minut odzyskanego czasu – to ponad 400 godzin, które zespół przeznaczył na obsługę pacjentów w placówce, zamiast na dzwonienie.

Dlaczego to zadziało?

Bo pacjenci nie potrzebują kolejnej aplikacji. Potrzebują prostego kontaktu z placówką - wtedy, gdy im wygodnie. Bez wiszenia na infolinii i czekania na informacje zwrotną. W Centrum Medycznym BIMED udało się to osiągnąć, bo od początku działały dwie rzeczy naraz:

1. Z jednej strony - pełna funkcjonalność Rejestratorki AI (automatyczne przypomnienia SMS, obsługa odpowiedzi, szybkie przekładanie wizyt i połączenia głosowe z pacjentami). Wszystko to w czasie rzeczywistym, z aktualizacją kalendarza w tle.

2. Z drugiej strony - zaangażowanie zespołu BIMED. Placówka świadomie informowała pacjentów, co się zmienia, dlaczego warto odpowiadać i jak działa nowy model kontaktu.

Dla pacjenta to wygoda, dla placówki spokój i przewidywalność. Znika chaos i  zgadywanie, kto pojawi się na wizycie. Zespół nie marnuje godzin na dzwonienie i pilnowanie terminów, bo proces działa w tle, automatycznie, przez całą dobę. Efekt? Mniej pustych terminów, większa dostępność dla pacjentów i czas, który naprawdę wraca do ludzi.

Dołącz do placówek pilotażowych

Wypełnij formularz, aby otrzymać dostęp do Healthicate i zobaczyć jak sztuczna inteligencja może pomóc Twojej placówce medycznej.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Centrum medyczne BIMED
Mszczonów
System medyczny

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest Healthicate?

Healthicate to zautomatyzowany komunikator dla Twoich Pacjentów, który potrafi obsłużyć dowolne zapytania od Pacjentów, a także wychodzić z inicjatywą, tj. samodzielnie komunikować się z Pacjentami, proponując im skorzystanie z dodatkowych usług i badań gdy tego potrzebują.

Jaką mam gwarancję jakości odpowiedzi do Pacjentów?

Efektywne przetwarzanie języka naturalnego zapewnia pełne i pewne zrozumienie intencji drugiej strony - nawet w przypadku wystąpienia (naturalnych dla człowieka) literówek. Dzięki sprawdzonym i regularnie testowanym mechanizmom pozyskiwania danych z Twojego systemu medycznego, Healthicate otrzymuje niezbędne informacje w czasie rzeczywistym.

Jak wygląda proces uruchomienia Healthicate?

Aby udostępnić Healthicate w formie czatu dla swoich Pacjentów, wystarczy wkleić gotowy kod HTML na swoją stronę www. Standardowo taka konfiguracja zajmuje nie dłużej niż 5 minut.

W celu uruchomienia komunikacji wychodzącej do Pacjentów (np. poprzez SMS), wystarczy włączyć tą funkcjonalność w aplikacji. Bezpośrednio po uruchomieniu, Pacjenci zaczną otrzymywać swoją spersonalizowaną komunikację.

Uruchomienie obsługi Pacjentów w Twoim callcenter przez Healthicate jest banalnie proste - po prostu przekieruj połączenia na wybrany numer telefonu.

W jaki sposób mogę oszczędzić 60% dzisiejszych kosztów obsługi?

W obliczu rosnących kosztów operacyjnych związanych z zatrudnieniem w rejestracji medycznej, gdzie minimalne wynagrodzenie w 2024 roku osiągnie poziom 6 723 zł (brutto-brutto, co odpowiada 42 zł za godzinę pracy), kluczowe staje się poszukiwanie efektywnych rozwiązań optymalizujących koszty działania. Analiza kosztów opieki nad pacjentem obejmuje nie tylko wypłaty, ale również koszty materiałów biurowych, utrzymanie stanowiska pracy oraz nieuniknioną utratę wydajności związaną z nieobecnościami pracowników - zarówno urlopowymi (26 dni w roku), jak i chorobowymi (średnio 12 dni w roku1). Dodatkowo, każdemu pracownikowi biurowemu zalecane są regularne przerwy, co wpływa na efektywny czas pracy.

Healthicate oferuje rozwiązanie, które może znacząco zmniejszyć te wydatki. Automatyzując powtarzalne zadania, takie jak obsługa pacjentów, Healthicate nie tylko zwiększa wydajność pracy, ale również pozwala pracownikom skupić się na bardziej wartościowych i wymagających czynnościach.

Różnica jest znacząca: podczas gdy rejestratorka pracuje tylko w określonych godzinach, Healthicate jest dostępny całą dobę, zapewniając ciągłość obsługi bez dodatkowych kosztów związanych z nadgodzinami czy zastępstwami za pracowników nieobecnych z powodu urlopu czy choroby.

1Badanie „Zdrowy pracownik 2023” zostało zrealizowane przez ICAN Institute w kwietniu 2023.

Jak działa Healthicate?

Healthicate łączy się bezpośrednio ze źródłem wiedzy o Twojej firmie - Twoim systemem medycznym. W połączeniu z bazą wiedzy, którą możesz zarządzić bezpośrednio, Twój asystent AI dysponuje kompleksową wiedzą na wszystkie niezbędne dla Twoich Pacjentów tematy, w czasie rzeczywistym. W trakcie rozmowy z pacjentem, Healthicate sprawdza niezbędne dane w Twoim systemie medycznym i bazie wiedzy, a także potrafi dokonywać w nich akcji - m.in. umówić wizytę czy zgłosić Ci sugestie dotyczące rozbudowy bazy wiedzy. Healthicate to nie tylko odpowiadanie na pytania Twoich Pacjentów. To także proaktywna komunikacja, która ma jeden nadrzędny cel: zwiększać ilość i średnią wartość realizowanych przez Ciebie wizyt i badań dzięki budowie lojalności wobec Twojej marki.

Co zyska moja przychodnia uruchamiając Healthicate?

Całodobowe wsparcie dla Pacjentów pozwoli zapełniać grafik Twoich lekarzy nawet gdy Ty i Twój zespół już nie pracujecie, Healthicate nie śpi i jest dostępny zawsze gdy go potrzebujesz wspierając budowę lojalności wobec Twojej marki.

Automatyzacja powtarzalnych zadań zmniejsza koszty operacyjne, jednocześnie umożliwiając pracownikom skupienie się na bardziej złożonych problemach. Poprawia doświadczenie Twoich Pacjentów, eliminując ludzkie pomyłki.

Healthicate gromadzi nie tylko wiedzę rejestracji medycznej ale i doświadczenie sprzedażowe. Dzięki tej unikalnej kompozycji cech, będzie w stanie zaoferować Pacjentowi dodatkowe usługi, które zwiększą wartość wizyt i jednocześnie podniosą średni przychód na Pacjenta w Twoim biznesie.

Podsumowując.
Uruchamiając Healthicate będziesz w stanie oferować Pacjentom personalizowane wsparcie real-time w trybie 24/7, która pozwoli Ci obniżyć koszty operacyjne i jednocześnie zwiększą liczbę i wartość realizowanych przez Ciebie usług i badań.

Czy po uruchomieniu Healthicate moje dane są bezpieczne?

Oczywiście. Healthicate dba o bezpieczeństwo wszystkich danych. Powierzenie danych odbywa się na podstawie umowy przetwarzania danych osobowych (której wzór znajdziesz <tutaj>), wszystkie procesy są zgodne z RODO, a transmisja danych szyfrowana jest TLS/SSL.

Ile to kosztuje?

Healthicate jest obecnie w fazie pilotażu, który dla pierwszych 1000 placówek medycznych jest całkowicie bezpłatny.

Czy mogę uruchomić Healthicate we własnej infrastrukturze?

Tak, jest to możliwe w wersji Enterprise. Zapraszamy do kontaktu aby uzyskać więcej informacji i omówić szczegóły dotyczące takiego wdrożenia.

Masz dodatkowe pytania?

Nasz zespół specjalistów chętnie odpowie na wszelkie pytania i podzieli się zdobytym doświadczeniem.

Dziękujemy! Twoja wiadomość została wysłana
Coś poszło nie tak! Spróbuj wysłać wiadomość ponownie.
Klikając „Akceptuj wszystkie pliki cookie”, zgadzasz się na przechowywanie plików cookie na swoim urządzeniu w celu usprawnienia nawigacji w witrynie, analizy korzystania z witryny i pomocy w naszych działaniach marketingowych. Zobacz naszą Politykę prywatności, aby uzyskać więcej informacji.