Zgłoś się do Ogólnopolskiego Pilotażu AI i otrzymaj dostęp do Healthicate!

LIFE Medical Center - kiedy SMS wystarcza, żeby wizyta była pewna

LIFE Medical Center działa w Warszawie -mieście, które stwarza wiele okazji do opóźnień, ale ich nie wybacza. Pacjent zapisuje się na wizytę między jednym a drugim spotkaniem, odwołuje ją  w drodze na lotnisko lub potwierdza późnym wieczorem (bo dopiero wtedy ma chwilę). Nikt nie ma czasu czekać na połączenie z rejestracją.  Dlatego w LIFE postanowiliśmy to odwrócić.

Wyzwanie

Pacjenci centrum medycznego LIFE często nie odbierali telefonu - byli w pracy, stali w korku, albo zwyczajnie nie odpowiadali na nieznany numer. Rejestracja próbowała ich łapać, ale była to walka z wiatrakami. Codziennie ktoś znikał z grafiku bez słowa. Z badań przeprowadzonych przez OpenMarket wynika, że 66% pacjentów woli potwierdzać wizyty SMS-em, a 59% w ten sam sposób umawia kolejne. SMS-y mają też zdecydowaną przewagę, jeśli chodzi o skuteczność dotarcia - odbiera je i czyta aż 98% pacjentów. Dla porównania: regularnie czytane e-maile to zaledwie 20%. W Life Medical Center zespół mierzył się z tym wyzwaniem każdego dnia. Pacjenci nie odbierali, nie oddzwaniali, nie przychodzili. A rejestracja (mimo dobrej organizacji) traciła czas na działania, które nie przynosiły efektu.

Rozwiązanie

Zamiast kolejnych prób telefonicznych, sięgnięto po coś, co faktycznie działa: przypomnienia SMS, które pacjent może odczytać i obsłużyć w kilka sekund - nie przez kliknięcie „tak” lub „nie”, ale przez normalną rozmowę. Wirtualna Rejestratorka AI odpowiada w czasie rzeczywistym, potrafi przełożyć wizytę, potwierdzić ją lub odwołać - o dowolnej porze, nawet w środku nocy. Wszystko trafia od razu do systemu medycznego, więc rejestratorki nie muszą niczego przepisywać, sprawdzać ani nadganiać ręcznie. W pierwszych tygodniach od wdrożenia Wirtualna Rejestratorka samodzienie wysłała ponad 13 000 wiadomości. Zero pracy wykonanej ręcznie!

Wdrożone zostały następujące narzędzia:
1. System dwukierunkowej komunikacji SMS,
2. Automatyczny system powiadomień o wizytach,

Rezultaty

Skala działania
Komunikacja z pacjentami działa przede wszystkim przez SMS. Nie wymaga dodatkowych narzędzi ani zmian  systemu medycznego. Wiadomości wychodzą automatycznie - codziennie, na podstawie kalendarza wizyt. Nie trzeba niczego planować, ustawiać ręcznie ani pilnować terminów. To, co wcześniej zajmowało czas i uwagę rejestracji, dzieje się dziś w tle - bezobsługowo, ale skutecznie.

- 13 000+ wysłanych wiadomości SMS
- 65% pacjentów wchodzi w interakcje SMS

Przed vs po wdrożeniu
Przed wdrożeniem Healthicate zespół rejestracji musiał każdego dnia dzwonić do pacjentów, próbować potwierdzić terminy i gasić organizacyjny chaos. Wiele wizyt pozostawało niepewnych aż do ostatniej chwili, a każda luka w grafiku oznaczała stratę czasu i pieniędzy. Po wdrożeniu sytuacja się ustabilizowała: Rejestratorka AI sama przypomina, zbiera odpowiedzi i aktualizuje grafik. Zespół może zająć się obsługą pacjentów na miejscu - zamiast nadrabiać to, co „się rozjechało”.

- 900+ odzyskanych wizyt
- 7 000+ wizyt potwierdzonych przez pacjentów
- Ponad 26 000 minut zaoszczędzonego czasu pracy zespołu

Podsumowanie

Wdrożenie Wirtualnej Rejestratorki AI w LIFE Medical Center pokazuje, że nowoczesna komunikacja z pacjentem nie musi być skomplikowana, kosztowna ani oparta na technologicznej rewolucji. Kluczem okazał się dobrze zaprojektowany proces, który odpowiada na realne potrzeby obu stron - pacjentów i zespołu rejestracji. W Warszawie codzienność to korki, ciągłe zmiany planów i życie w ,,niedoczasie". Nikt nie ma przestrzeni na odbieranie nieznanych numerów czy czekanie na połączenie z rejestracją. Pacjenci coraz częściej chcą załatwiać sprawy po swojemu: szybko, konkretnie, bez konieczności rozmowy. SMS jest dziś tym, co wspiera ten sposób działania. Life nie potrzebowało kampanii informacyjnej ani specjalnych instrukcji. Pacjent dostał wiadomość i opcję reakcji. Ponad 65% odpowiedziało - dlatego, że było to proste i wygodne.

W LIFE Medical Center pacjenci sami potwierdzają i odwołują wizyty przez SMS. Zespół nie musi już dzwonić, pilnować grafiku ani nadrabiać listy niepewnych terminów. Sprawdź, jak to wygląda w praktyce. Zgłoś swoją placówkę do bezpłatnego pilotażu➡️ www.healthicate.com/pilotaz

LIFE Medical Center
Warszawa
System medyczny

Dołącz do placówek pilotażowych

Wypełnij formularz, aby otrzymać dostęp do Healthicate i zobaczyć jak sztuczna inteligencja może pomóc Twojej placówce medycznej.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest Healthicate?

Healthicate to zautomatyzowany komunikator dla Twoich Pacjentów, który potrafi obsłużyć dowolne zapytania od Pacjentów, a także wychodzić z inicjatywą, tj. samodzielnie komunikować się z Pacjentami, proponując im skorzystanie z dodatkowych usług i badań gdy tego potrzebują.

Jaką mam gwarancję jakości odpowiedzi do Pacjentów?

Efektywne przetwarzanie języka naturalnego zapewnia pełne i pewne zrozumienie intencji drugiej strony - nawet w przypadku wystąpienia (naturalnych dla człowieka) literówek. Dzięki sprawdzonym i regularnie testowanym mechanizmom pozyskiwania danych z Twojego systemu medycznego, Healthicate otrzymuje niezbędne informacje w czasie rzeczywistym.

Jak wygląda proces uruchomienia Healthicate?

Aby udostępnić Healthicate w formie czatu dla swoich Pacjentów, wystarczy wkleić gotowy kod HTML na swoją stronę www. Standardowo taka konfiguracja zajmuje nie dłużej niż 5 minut.

W celu uruchomienia komunikacji wychodzącej do Pacjentów (np. poprzez SMS), wystarczy włączyć tą funkcjonalność w aplikacji. Bezpośrednio po uruchomieniu, Pacjenci zaczną otrzymywać swoją spersonalizowaną komunikację.

Uruchomienie obsługi Pacjentów w Twoim callcenter przez Healthicate jest banalnie proste - po prostu przekieruj połączenia na wybrany numer telefonu.

W jaki sposób mogę oszczędzić 60% dzisiejszych kosztów obsługi?

W obliczu rosnących kosztów operacyjnych związanych z zatrudnieniem w rejestracji medycznej, gdzie minimalne wynagrodzenie w 2024 roku osiągnie poziom 6 723 zł (brutto-brutto, co odpowiada 42 zł za godzinę pracy), kluczowe staje się poszukiwanie efektywnych rozwiązań optymalizujących koszty działania. Analiza kosztów opieki nad pacjentem obejmuje nie tylko wypłaty, ale również koszty materiałów biurowych, utrzymanie stanowiska pracy oraz nieuniknioną utratę wydajności związaną z nieobecnościami pracowników - zarówno urlopowymi (26 dni w roku), jak i chorobowymi (średnio 12 dni w roku1). Dodatkowo, każdemu pracownikowi biurowemu zalecane są regularne przerwy, co wpływa na efektywny czas pracy.

Healthicate oferuje rozwiązanie, które może znacząco zmniejszyć te wydatki. Automatyzując powtarzalne zadania, takie jak obsługa pacjentów, Healthicate nie tylko zwiększa wydajność pracy, ale również pozwala pracownikom skupić się na bardziej wartościowych i wymagających czynnościach.

Różnica jest znacząca: podczas gdy rejestratorka pracuje tylko w określonych godzinach, Healthicate jest dostępny całą dobę, zapewniając ciągłość obsługi bez dodatkowych kosztów związanych z nadgodzinami czy zastępstwami za pracowników nieobecnych z powodu urlopu czy choroby.

1Badanie „Zdrowy pracownik 2023” zostało zrealizowane przez ICAN Institute w kwietniu 2023.

Jak działa Healthicate?

Healthicate łączy się bezpośrednio ze źródłem wiedzy o Twojej firmie - Twoim systemem medycznym. W połączeniu z bazą wiedzy, którą możesz zarządzić bezpośrednio, Twój asystent AI dysponuje kompleksową wiedzą na wszystkie niezbędne dla Twoich Pacjentów tematy, w czasie rzeczywistym. W trakcie rozmowy z pacjentem, Healthicate sprawdza niezbędne dane w Twoim systemie medycznym i bazie wiedzy, a także potrafi dokonywać w nich akcji - m.in. umówić wizytę czy zgłosić Ci sugestie dotyczące rozbudowy bazy wiedzy. Healthicate to nie tylko odpowiadanie na pytania Twoich Pacjentów. To także proaktywna komunikacja, która ma jeden nadrzędny cel: zwiększać ilość i średnią wartość realizowanych przez Ciebie wizyt i badań dzięki budowie lojalności wobec Twojej marki.

Co zyska moja przychodnia uruchamiając Healthicate?

Całodobowe wsparcie dla Pacjentów pozwoli zapełniać grafik Twoich lekarzy nawet gdy Ty i Twój zespół już nie pracujecie, Healthicate nie śpi i jest dostępny zawsze gdy go potrzebujesz wspierając budowę lojalności wobec Twojej marki.

Automatyzacja powtarzalnych zadań zmniejsza koszty operacyjne, jednocześnie umożliwiając pracownikom skupienie się na bardziej złożonych problemach. Poprawia doświadczenie Twoich Pacjentów, eliminując ludzkie pomyłki.

Healthicate gromadzi nie tylko wiedzę rejestracji medycznej ale i doświadczenie sprzedażowe. Dzięki tej unikalnej kompozycji cech, będzie w stanie zaoferować Pacjentowi dodatkowe usługi, które zwiększą wartość wizyt i jednocześnie podniosą średni przychód na Pacjenta w Twoim biznesie.

Podsumowując.
Uruchamiając Healthicate będziesz w stanie oferować Pacjentom personalizowane wsparcie real-time w trybie 24/7, która pozwoli Ci obniżyć koszty operacyjne i jednocześnie zwiększą liczbę i wartość realizowanych przez Ciebie usług i badań.

Czy po uruchomieniu Healthicate moje dane są bezpieczne?

Oczywiście. Healthicate dba o bezpieczeństwo wszystkich danych. Powierzenie danych odbywa się na podstawie umowy przetwarzania danych osobowych (której wzór znajdziesz <tutaj>), wszystkie procesy są zgodne z RODO, a transmisja danych szyfrowana jest TLS/SSL.

Ile to kosztuje?

Healthicate jest obecnie w fazie pilotażu, który dla pierwszych 1000 placówek medycznych jest całkowicie bezpłatny.

Czy mogę uruchomić Healthicate we własnej infrastrukturze?

Tak, jest to możliwe w wersji Enterprise. Zapraszamy do kontaktu aby uzyskać więcej informacji i omówić szczegóły dotyczące takiego wdrożenia.

Masz dodatkowe pytania?

Nasz zespół specjalistów chętnie odpowie na wszelkie pytania i podzieli się zdobytym doświadczeniem.

Dziękujemy! Twoja wiadomość została wysłana
Coś poszło nie tak! Spróbuj wysłać wiadomość ponownie.
Klikając „Akceptuj wszystkie pliki cookie”, zgadzasz się na przechowywanie plików cookie na swoim urządzeniu w celu usprawnienia nawigacji w witrynie, analizy korzystania z witryny i pomocy w naszych działaniach marketingowych. Zobacz naszą Politykę prywatności, aby uzyskać więcej informacji.