Dofinansowanie NFZ to szansa. Ale tylko wtedy, gdy pacjenci wiedzą, że mogą z niego skorzystać.
Wspomniana we wstępie placówka stanęła przed typowym dylematem: otrzymała dofinansowanie w ramach programu NFZ na wizyty położne, miała wolne terminy do końca roku, ale brak systematycznej komunikacji z pacjentkami oznaczał, że większość z nich nawet nie wiedziała o możliwości skorzystania z bezpłatnej wizyty.
Rejestracja była zajęta bieżącą obsługą połączeń. Ręczne dzwonienie do setek pacjentek nie wchodziło w grę - po prostu nie było na to czasu ani zasobów. W efekcie terminy stały puste, a budżet programu był niewykorzystany.
Placówka zdecydowała się skorzystać z kampanii realizowanej przez Rejestratorkę AI Healthicate. Cel był jasny: dotrzeć do właściwej grupy pacjentek, poinformować je o możliwości skorzystania z wizyty w ramach programu NFZ i zapełnić kalendarz położnej do końca roku.
Segmentacja, automatyzacja i wysyłka
Kampania została skonfigurowana bezpośrednio w panelu Healthicate. Placówka wybrała grupę docelową z systemu medycznego: kobiety w wieku 25-60 lat, pacjentki, które w przeszłości korzystały z usług placówki. Segmentacja zadziałała automatycznie - Rejestratorka AI odfiltrowała 1000 pacjentek spełniających kryteria.
Następnie przygotowała komunikat informujący o dostępności wizyt w ramach dofinansowanego programu NFZ i możliwości szybkiego umówienia się na termin. Wiadomości zostały wysłane w ciągu kilkunastu sekund. Każda pacjentka, która była zainteresowana, mogła od razu umówić wizytę w rozmowie SMS z Rejestratorką AI. Rezerwacje trafiały do systemu medycznego automatycznie, bez konieczności ręcznego wpisywania przez zespół rejestracji.
Cały proces od konfiguracji kampanii po wysyłkę 1000 wiadomości zajął kilka minut.
Efekt: pełny kalendarz, wykorzystany budżet, zero obciążenia zespołu
Kampania przyniosła konkretne rezultaty. Kalendarz położnej został zapełniony do końca roku. Budżet programu NFZ został wykorzystany zgodnie z planem. Pacjentki, które wcześniej nie wiedziały o możliwości skorzystania z bezpłatnej opieki, dostały informację w odpowiednim momencie i mogły się umówić bez konieczności dzwonienia do rejestracji.
Co ważne, zespół rejestracji nie musiał angażować się w kampanię. Nie było ręcznego wyciągania list, dzwonienia po kolei, zostawiania wiadomości głosowych, oddzwaniania do osób, które nie odebrały. Rejestratorka AI obsłużyła całą komunikację automatycznie. Rejestracja widziała tylko efekt: nowe rezerwacje pojawiające się w systemie.
Z perspektywy biznesowej kampania rozwiązała trzy kluczowe problemy jednocześnie:
Wykorzystanie dostępnego finansowania
Dofinansowanie z programów NFZ ma ograniczony czas realizacji. Jeśli placówka nie wykorzysta budżetu w wyznaczonym terminie, traci go. Kampania pozwoliła zmaksymalizować wykorzystanie środków bez konieczności angażowania dodatkowych zasobów kadrowych.
Wypełnienie kalendarza bez presji na rejestrację
Tradycyjne metody dotarcia do pacjentek (telefony czy SMS-y)wymagają czasu, którego zespół rejestracji po prostu nie ma. Automatyzacja kampanii oznaczała, że placówka mogła skutecznie komunikować się z tysiącem osób, nie odciągając personelu od bieżącej obsługi.
Lepsza dostępność opieki dla pacjentek
Wiele kobiet nie korzysta z wizyt profilaktycznych, bo „nie mają czasu na umawianie się" lub „nie wiedziały, że mogą przyjść bez skierowania". Bezpośredni kontakt z informacją o dostępnym terminie i łatwej ścieżce rezerwacji znacząco obniża barierę wejścia.
Kampanie wychodzące
Ten case pokazuje, że kampanie wychodzące Healthicate to doskoałe narzędzie operacyjne do zarządzania dostępnością usług medycznych.
Placówki często mają wolne terminy, ale nie mają sposobu na szybkie i skuteczne ich zapełnienie. Rejestracja zajęta jest obsługą bieżących połączeń. Pacjenci nie sprawdzają samodzielnie dostępności w systemie. Efekt? Lekarze mają puste okienka w grafiku, pacjenci czekają tygodniami na terminy w innych poradniach, a placówka nie wykorzystuje swojej przepustowości.
Rejestratorka AI Healthicate rozwiązuje ten problem systemowo.
Pozwala:
- segmentować pacjentów według wieku, płci, statusu wizyt, rozpoznania
- wysyłać spersonalizowane komunikaty
- umożliwiać natychmiastową rezerwację wizyty bez angażowania rejestracji
- mierzyć skuteczność kampanii w czasie rzeczywistym
Dla placówek z kontraktami NFZ, programami profilaktycznymi czy sezonowymi akcjami zdrowotnymi to realna różnica między wykorzystaniem budżetu a jego utratą.
Co działa w kampaniach skierowanych do pacjentów NFZ?
Na podstawie tej i innych kampanii realizowanych przez placówki korzystające z Healthicate widać kilka kluczowych czynników sukcesu:
Precyzyjna segmentacja
Kampania ma sens, gdy trafia do właściwej grupy. Wiadomość o wizytach położnych wysłana do całej bazy (w tym mężczyzn i kobiet poza zakresem wiekowym) byłaby nieskuteczna i zniechęcająca.
Jasna informacja o bezpłatności
Część pacjentów unika wizyt, bo obawia się kosztów. Wyraźne zaznaczenie, że wizyta jest w ramach NFZ, bez opłat, eliminuje tę barierę.
Łatwa ścieżka rezerwacji
Im mniej kroków dzieli pacjenta od umówienia wizyty, tym wyższa skuteczność kampanii. Link do formularza, możliwość odpowiedzi SMS-em, automatyczne połączenie z Rejestratorkę AI - każda z tych opcji działa lepiej niż „proszę zadzwonić do rejestracji w godzinach 8-16".
Odpowiedni timing
Kampanie wysyłane w piątek wieczorem lub w niedzielę mają niższą skuteczność niż te wysłane w środku tygodnia. Healthicate pozwala ustawić harmonogram wysyłki zgodnie z rzeczywistymi wzorcami aktywności pacjentów.
👉 Planujesz kampanie zdrowotne na 2026? Przetestuj kampanie Healthicate - bezpłatnie w ramach pilotażu.
