Świąteczna kampania w placówce medycznej. Jak Rejestratorka AI pomaga sprzedawać pakiety badań.

Dlaczego grudzień to strategiczny moment na kampanie profilaktyczne?

Pacjenci rozliczają się z roku

‍
Grudzień to czas postanowień i bilansu. Wiele osób myśli „nowy rok, nowy ja" – i właśnie dlatego przypomina sobie o zaległych badaniach, kontrolach po zabiegach, receptach do przedłużenia. Chcą zacząć styczeń ze świeżym startem, bez medycznych zaległości. Jeśli placówka nie przypomni o sobie teraz, pacjent albo zapomni, albo umówi się gdzie indziej.

‍

Pracodawcy finalizują budżety medyczne

‍
Firmy realizujące pakiety medyczne dla pracowników często dopinają budżet do końca roku. To także moment, gdy pracodawcy szukają wartościowych prezentów świątecznych lub bonusów uznaniowych - pakiet badań profilaktycznych czy bilans zdrowotny to sposób na zadbanie o zespół i pokazanie, że zdrowie pracowników ma znaczenie. Grudzień to naturalny moment na oferty grupowe: szczepienia, bilanse zdrowotne, pakiety wellness dla firm.

‍

Świąteczne pakiety jako prezent

‍
„Podaruj zdrowie bliskim" - to nie tylko chwyt marketingowy. Pakiet badań profilaktycznych to coraz popularniejszy prezent pod choinkę. Placówki, które przygotowują taką ofertę i skutecznie ją komunikują, odnotowują realny wzrost przychodów w ostatnim kwartale roku.

‍

Ale żeby te scenariusze zadziałały, potrzebny jest jeden element: pacjent musi się dowiedzieć, że taka oferta istnieje.

‍

Wychodzące kampanie: dlaczego tradycyjna rejestracja ich nie prowadzi?

Większość placówek wie, że warto aktywnie kontaktować się z pacjentami. W praktyce jednak takie działania rzadko wychodzą poza poziom „miło byłoby".

‍

• Brak czasu i zasobów. Zespół rejestracji obsługuje dziesiątki połączeń dziennie. Nikt nie ma głowy do tego, żeby dodatkowo przedzwaniać listę 500 pacjentów z propozycją badań.
• Brak narzędzi do segmentacji. Kampania ma sens, gdy trafia do właściwej grupy. Zaproszenie na badania ginekologioczne powinno trafić tylko do kobiet, nie do całej bazy. Ręczne filtrowanie zajmuje godziny - jeśli w ogóle jest możliwe.
• Brak mierzalności. Nawet jeśli ktoś wyśle SMS-y ręcznie, trudno potem ocenić skuteczność: ile osób przeczytało wiadomość, ile umówiło wizytę, ile zrezygnowało. Bez danych nie ma optymalizacji.

‍

Rejestratorka AI Healthicate eliminuje wszystkie te bariery.

‍

Jak działają kampanie w Healthicate?

Rejestratorka AI to nie tylko pracownik odbierający telefony. To także specjalista od kampanii wychodzących - prowadzi je automatycznie, personalizuje każdy kontakt i dostarcza mierzalne rezultaty.

‍

Krok 1: Wybór grupy docelowej

‍

Placówka decyduje, do kogo kampania ma trafić. Może to być:

• Import z arkusza Excel/CSV - gotowa lista pacjentów z danymi kontaktowymi
• Automatyczny wybór w panelu kampanii - Rejestratorka AI pracuje jak doświadczony członek zespołu: potrafi sama przejrzeć system medyczny i wybrać odpowiednich pacjentów, np. wszyscy, którzy byli na wizycie kardiologicznej w ostatnich 12 miesiącach, ale nie umówili kontroli.

Odbiorców komunikatów można filtrować po:

• płci
• wieku (zakres „od-do")
• statusie wizyty (np. zrealizowana, odwołana, zaplanowana)
• dacie ostatniej wizyty
• rozpoznaniu ICD-10
• specjalizacji lekarza
• wymaganiach specjalnych

‍

Dzięki temu kampania trafia wyłącznie do pacjentów, dla których ma sens - bez spamowania całej bazy.

‍

Krok 2: Konfiguracja komunikatu

‍

Placówka może samodzielnie napisać treść wiadomości albo poprosić Rejestratorkę AI o jej wygenerowanie. Wystarczy opisać cel kampanii, np.:

‍

„Zaproś pacjentów 40+ na pakiet badań kardiologicznych w promocyjnej cenie. Ton przyjazny, profesjonalny. Akcent na profilaktykę."

‍

Rejestratorka AI tworzy treść SMS lub skrypt rozmowy telefonicznej - spersonalizowaną, zgodną z tonem komunikacji placówki i przystosowaną do kontekstu medycznego.

‍

Krok 3: Wybór kanału komunikacji

‍

Healthicate obsługuje trzy formy kontaktu:

• SMS - szybkie, nieinwazyjne, łatwe do zmierzenia
• Połączenie głosowe - naturalna rozmowa z pacjentem, możliwość odpowiedzi na pytania i bezpośredniego umówienia wizyty
• Dwukierunkowe SMS - pacjent może odpowiedzieć na wiadomość i od razu się umówić

‍

Można też ustawić harmonogram: w jakie dni tygodnia, o jakiej porze i z jaką częstotliwością mają być wysyłane komunikaty.

‍

Krok 4: Automatyczne umawianie wizyt

‍

Gdy pacjent odpowie na wiadomość lub odbierze telefon i potwierdzi zainteresowanie, Rejestratorka AI od razu umawia wizytę - zgodnie z dostępnością w kalendarzu lekarzy. Rezerwacja trafia do systemu medycznego w czasie rzeczywistym.

Nie ma potrzeby dodatkowego oddzwaniania, ręcznego wpisywania terminów ani koordynacji między zespołami.

‍

Krok 5: Raportowanie i analiza

‍

Po zakończeniu kampanii placówka ma wgląd w raport:

• liczba wysłanych/wykonanych kontaktów
• liczba potwierdzonych wizyt
• liczba odwołanych wizyt i brak odpowiedzi

Dzięki tym danym widać, co działa, a co wymaga poprawy - i można optymalizować kolejne działania.

‍

Co wyróżnia kampanie prowadzone przez Healthicate?

Pełna automatyzacja bez utraty personalizacji
Każdy komunikat może zawierać imię pacjenta, odwołanie do poprzedniej wizyty, dostosowaną ofertę. Pacjent nie czuje, że dostaje masowy spam - czuje, że placówka o nim pamięta.

‍

Integracja z systemem medycznym
Nie trzeba ręcznie przenosić danych, wyciągać list, aktualizować kalendarzy. Healthicate działa w systemie placówki - segmentuje pacjentów, umawia wizyty i dokumentuje wszystko w czasie rzeczywistym.

‍

Skalowalność
Czy wysyłasz 50 SMS-ów, czy dzwonisz do 1000 pacjentów - dla Rejestratorki AI to bez różnicy. Wykonuje kampanie masowo, ale każda rozmowa jest prowadzona indywidualnie i naturalnie.

‍

Zgodność z RODO
Wszystkie kampanie prowadzone przez Healthicate są zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych. Pacjent może w każdej chwili zrezygnować z komunikacji.

‍

Mierzalność i optymalizacja
Kampanie Healthicate to nie ,,strzały na oślep”. Pełne dane pozwalają ocenić skuteczność i poprawinie prowadzić kolejne działania.

‍

Ile to kosztuje w porównaniu z ludzką obsługą?

Wyobraź sobie, że chcesz poinformować telefonicznie 500 pacjentów o badaniach kontrolnych.

‍

Tradycyjna rejestracja:

• 500 połączeń × średnio 3 minuty rozmowy = 1500 minut = 25 godzin pracy
• Koszt pracy rejestratorki: ~60 zł/godz. × 25 godz. = 1 500 zł
• Czas realizacji: kilka dni (jeśli w ogóle da się to zmieścić w grafiku)

‍

Healthicate:

• Koszt kampanii: 500 połączeń x 0,39 gr x 3 minuty = 720 zł
• Czas realizacji: kilka minut (system dzowni do pacjentów równolegle)
• Efekt: pełna dokumentacja, automatyczne umawianie, zero zaangażowania zespołu

‍

Różnica nie tylko w koszcie, ale w skali: placówka może prowadzić takie kampanie regularnie, nie jako jednorazową akcję „jak znajdziemy czas".

‍

‍

👉 Uruchom swoją pierwszą kampanię jeszcze przed świętami. Skorzystaj z bezpłatnego pilotażu, wybierz grupę pacjentów oraz komunikat i zobacz efekty w ciągu kilku godzin.