Wyzwanie: tysiące połączeń i przeciążona rejestracja

Centrum Medyczne BIMED obsługuje kilka tysięcy pacjentów miesięcznie w ramach POZ, AOS i usług komercyjnych. Rejestracja telefoniczna była największym wąskim gardłem — w godzinach szczytu nawet połowa połączeń pozostawała bez odpowiedzi.

Pacjenci skarżyli się na trudności z dodzwonieniem. Zespół rejestracji pracował pod presją, a rotacja kadry dodatkowo komplikowała sytuację. Placówka potrzebowała rozwiązania, które nie wymaga dodatkowego zatrudnienia, a jednocześnie zapewni ciągłość obsługi.

💡 Przed wdrożeniem Healthicate nawet 45% połączeń przychodzących w BIMED kończyło się nieodebranymi — to setki utraconych wizyt miesięcznie.

Rozwiązanie: Rejestratorka AI Healthicate

BIMED wdrożył Healthicate w pełnym zakresie — od odbierania połączeń przychodzących, przez automatyczne potwierdzenia wizyt, po dwukierunkowe SMS-y. Cały proces wdrożenia zajął jedną dobę, a pierwsze efekty były widoczne już w pierwszym tygodniu.

Co dokładnie wdrożono?

  • Odbieranie 100% połączeń — w tym po godzinach pracy i w weekendy
  • Automatyczne potwierdzenia wizyt — SMS + telefon z możliwością jednoklikowej odpowiedzi
  • Odwoływanie i przekładanie wizyt — zwolnione sloty natychmiast wracają do puli
  • Integracja z systemem SOMED — pełna synchronizacja kalendarzy lekarzy
  • Kampanie przypominające — automatyczne powiadomienia o kontrolach okresowych
Panel Healthicate w placówce BIMED — widok podsumowania konwersacji

Wyniki po 6 miesiącach

Efekty wdrożenia przekroczyły oczekiwania zarządu. Kluczowe metryki:

400h
Zaoszczędzonego czasu rocznie
49 455
Zrealizowanych konwersacji
99%
Odbieralności połączeń

Dzięki automatyzacji potwierdzeń no-show spadł o ponad 60%. Odzyskane sloty są natychmiast udostępniane innym pacjentom, co przełożyło się na wyraźny wzrost liczby zrealizowanych wizyt.

"
Odzyskaliśmy ponad 400 godzin pracy zespołu w skali roku. Healthicate przejął potwierdzenia, przypomnienia i obsługę najprostszych pytań. Pacjenci są zadowoleni, a my oszczędzamy.
JW
Jakub Wójcik
Dyrektor zarządzający · BIMED, Mszczonów

Jak przebiegało wdrożenie?

Jedną z największych obaw zarządu było ryzyko długiego i kosztownego wdrożenia. W praktyce okazało się, że cały setup trwał jedną dobę:

  1. Rozmowa wstępna — omówienie zasad rezerwacji, wyjątków w grafikach lekarzy i tonu komunikacji
  2. Integracja techniczna — podłączenie do systemu SOMED bez udziału wewnętrznego IT
  3. Testy i kalibracja — przejście przez wszystkie ścieżki pacjenta i edge case'y
  4. Start produkcyjny — uruchomienie Rejestratorki na numerze placówki

W pierwszym tygodniu nasz zespół monitorował rozmowy na bieżąco i wprowadzał drobne korekty konfiguracji. Po 7 dniach system działał już w pełni autonomicznie.

Kluczowe wnioski

  1. Wdrożenie AI nie wymaga rewolucji — cały setup trwał jedną dobę, bez obciążania zespołu IT
  2. Efekty są mierzalne od pierwszego tygodnia — odzyskane połączenia, potwierdzone wizyty, mniej no-show
  3. Personel nie traci pracy — AI przejmuje powtarzalne zadania, a ludzie zajmują się tym, co wymaga empatii i kontaktu bezpośredniego
  4. Integracja z systemem medycznym jest kluczowa — bez synchronizacji kalendarzy automatyzacja nie ma sensu

Chcesz zobaczyć jak Healthicate może zadziałać w Twojej placówce? Rozpocznij bezpłatny pilotaż — bez zobowiązań i kosztów wdrożenia.