Case study · POZ + AOS

Jak BIMED odzyskał 400 godzin pracy zespołu rocznie

Centrum Medyczne BIMED to duża placówka POZ i AOS w Mszczonowie. Po wdrożeniu Rejestratorki AI uporządkowali komunikację, ograniczyli no-show i odciążyli rejestrację — bez zwiększania zatrudnienia.

Mszczonów

POZ + AOS

20+ lekarzy

SOMED

400h

Zaoszczędzony czas rocznie

49 455

Zrealizowanych konwersacji

99%

Odbieralności połączeń

−62%

Spadek no-show

Wyzwanie

Centrum Medyczne BIMED obsługuje kilka tysięcy pacjentów miesięcznie w ramach POZ, AOS i usług komercyjnych. Rejestracja telefoniczna była największym wąskim gardłem — w godzinach szczytu nawet połowa połączeń pozostawała bez odpowiedzi.

💡 Przed wdrożeniem Healthicate nawet 45% połączeń przychodzących w BIMED kończyło się nieodebranymi — to setki utraconych wizyt miesięcznie.

Pacjenci skarżyli się na trudności z dodzwonieniem. Rejestratorki pracowały pod presją, a rotacja personelu i okresy urlopowe komplikowały sytuację. Placówka potrzebowała rozwiązania, które zapewni ciągłość obsługi bez dodatkowej rekrutacji.

Przed Healthicate

45% nieodebranych połączeń
Wysoki no-show (18%)
Przeciążona rejestracja
Brak potwierdzania wizyt
Brak dostępności po 16:00

Po wdrożeniu

99% odbieralność
No-show spadł do 7%
Zespół skupiony na pacjentach
Auto potwierdzenia SMS
Dostępność 24/7

Rozwiązanie

BIMED wdrożył Healthicate w pełnym zakresie. Cały proces trwał jeden dzień:

1

Dzień 1 · Rano

Rozmowa i konfiguracja

Analiza potrzeb, ustalenie reguł rezerwacji, wyjątków w grafiku lekarzy i tonu komunikacji.

2

Dzień 1 · Popołudnie

Integracja z SOMED

Podłączenie do systemu medycznego — pełna synchronizacja kalendarzy i danych pacjentów.

3

Dzień 2–7

Pilotaż i optymalizacja

Rejestratorka AI zaczyna odbierać połączenia. Zespół Healthicate monitoruje i dostosowuje konfigurację.

4

Tydzień 2+

Pełna automatyzacja

Potwierdzenia SMS, kampanie przypominające i obsługa po godzinach — wszystko działa bezobsługowo.

Co dokładnie wdrożono?

Odbieranie 100% połączeń — w tym po godzinach pracy i w weekendy
Automatyczne potwierdzenia wizyt — SMS + telefon z możliwością jednoklikowej odpowiedzi
Odwoływanie i przekładanie wizyt — zwolnione sloty natychmiast wracają do puli
Integracja z SOMED — pełna synchronizacja kalendarzy lekarzy
Kampanie przypominające — automatyczne powiadomienia o kontrolach okresowych

Panel Healthicate — widok podsumowania konwersacji w placówce BIMED

Wyniki

Efekty wdrożenia przekroczyły oczekiwania. Kluczowe zmiany w pierwszych 6 miesiącach:

400 godzin pracy zespołu zaoszczędzonych rocznie — czas wcześniej poświęcany na powtarzalne pytania i potwierdzenia
No-show spadł z 18% do 7% — dzięki automatycznym przypomnieniom i łatwemu odwoływaniu
99% odbieralności — każdy pacjent się dodzwania, niezależnie od pory dnia
Odzyskane sloty — odwołane wizyty natychmiast trafiają do puli dla innych pacjentów

Odzyskaliśmy ponad 400 godzin pracy zespołu w skali roku. Healthicate przejął potwierdzenia, przypomnienia i obsługę najprostszych pytań. Pacjenci są zadowoleni, a my oszczędzamy.

JW

Jakub Wójcik

Dyrektor zarządzający · BIMED, Mszczonów

Kluczowe wnioski

AI nie zastępuje ludzi — odciąża ich. Personel może skupić się na pacjentach w gabinecie.
Efekty widać od pierwszego tygodnia — odzyskane połączenia i potwierdzone wizyty.
Integracja z systemem medycznym jest kluczowa — bez synchronizacji automatyzacja nie ma sensu.
Wdrożenie nie wymaga rewolucji — jeden dzień, zero obciążenia IT.