Rejestracja to więcej niż telefon

Codzienna praca rejestracji medycznej nie polega wyłącznie na odbieraniu telefonów. To dynamiczna i wielowątkowa komunikacja, w której często trzeba „przejąć temat”, doprecyzować szczegóły lub rozdzielić jedną wizytę na trzy osoby. Dlatego stale rozwijamy naszą Wirtualną Rejestratorkę AI, by jeszcze lepiej wspierała zespoły placówek w rzeczywistości, która nie mieści się w sztywnych schematach.

‍

Dwie nowe funkcje, które właśnie udostępniliśmy

1. Dołączenie się do rozmowy – bez zakłócania jej przebiegu

Od teraz ,,fizyczna” rejestratorka w przychodni może w każdej chwili wysłać pacjentowi dodatkową wiadomość w trakcie rozmowy prowadzonej przez Wirtualną Rejestratorkę AI – np. poinformować o promocji, dodać instrukcję dla pacjenta lub poinformować o nagłej zmianie gabinetu. Nasza rejestratorka AI rozpoznaje, że komunikat pochodzi od człowieka, uwzględnia go w kontekście i prowadzi rozmowę dalej w  naturalny sposób, bez dublowania tematów i bez dezorientowania pacjenta.

‍

Przykład:

Podczas potwierdzania obecności Pacjenta na wizycie u endokrynologa, rejestratorka dodaje informację, że wyniki badań TSH straciły ważność i należy je wykonać ponownie przed wizytą.

‍

Wirtualna Rejestratorka AI natychmiast przejmuje rozmowę i:
– przekazuje pacjentowi informacje o adresie i godzinach pracy punktu pobrań,
– podaje koszt badania,
– proponuje dostępne terminy i w czasie rzeczywistym zapisuje pacjenta na badanie.

‍

Wszystko dzieje się płynnie, bez potrzeby przejmowania całej konwersacji i bez przerywania jej przebiegu. Pacjent otrzymuje pełną, spójną obsługę, a rejestracja zachowuje kontrolę nad kluczowymi elementami komunikacji.

‍‍

2. Obsługa multi-wizyt 

Do tej pory każdy pacjent był traktowany jako osobna jednostka. W praktyce wygląda to jednak nieco inaczej - pacjentka umawia siebie i dwójkę dzieci, jedno przypomnienie potwierdza trzy wizyty. Nasza Rejestratorka AI od teraz rozpoznaje, że mamy do czynienia z pakietem wizyt. Pacjent otrzymuje jedno, zbiorcze powiadomienie ale może zareagować osobno na każde z nich.

‍

Przykład:

W przypadku wizyt rodzinnych, gdy np. rodzic zapisuje siebie i dwójkę dzieci – Wirtualna Rejestratorka wysyła jedno, zbiorcze przypomnienie o wszystkich wizytach.

‍

,,Dzień dobry, przypominamy o umówionych wizytach w Centrum Medycznym Healthicate na 9.06.2025: 

Prosimy o potwierdzenie obecności, odpowiadając na tę wiadomość. Pozdrawiamy!”

‍

W jednym komunikacie pacjent widzi datę, nazwiska lekarzy i godziny wizyt. Nie otrzymuje trzech osobnych komunikatów i nie musi prowadzić kilku rozmów. Jeśli dziecko zachoruje lub zmieni się plan dnia, wystarczy jedna odpowiedź:  ,,Zuzanna będzie, ale Michalina się rozchorowała - proszę odwołać jej wizytę.” Wirtualna rejestratorka AI rozdziela wiadomość, aktualizuje status wizyty w systemie medycznym (i jeśli trzeba) od razu udostępnia wolne miejsce innemu pacjentowi. Cała konwersacja przebiega naturalnie, bez konieczności ingerencji zespołu rejestracji na miejscu. 

‍

Co to realnie zmienia?

Rejestratorka nie musi już przejmować rozmowy, żeby przekazać jedną istotną informację. Może dopisać ją w trakcie, a Wirtualna Rejestratorka AI zrobi z tym, co trzeba: przekaże pacjentowi, doprecyzuje szczegóły, zaproponuje kolejne kroki.

‍

Pacjent nie musi już odpowiadać na trzy różne wiadomości, żeby potwierdzić jedną wizytę rodzinną. Otrzymuje jedną, przejrzystą informację i może ją rozbić tak, jak wygląda życie: „Jeden z nas przyjdzie, drugi się rozchorował.” Healthicate samo zaktualizuje grafiki, a wolne miejsce natychmiast wróci do obiegu.

‍

Dla zespołu rejestracji to więcej spokoju i mniej chaotycznych sytuacji, które do tej pory trzeba było ratować ręcznie. Dla pacjenta - bardziej ludzka, płynna i sprawcza komunikacja, która nie wymaga pięciu telefonów w jednej sprawie.

‍

Jeśli chcesz sprawdzić, jak nowe funkcje mogą usprawnić pracę w Twojej rejestracji  ➡️ Rozpocznij bezpłatny pilotaż!  

‍